5. Paragrafen

Ontwikkeling medewerkers 

De jaarlijkse teamdag stond in het teken van DISC-communicatiestijlen. Onder begeleiding van een teamcoach hebben de medewerkers hiermee voor het eerst of hernieuwd kennisgemaakt. Er is stil gestaan bij de de stijlen van communicatie die er zijn en welke stijl de medewerker primair beheerst. Naast zelfinzicht hebben medewerkers inzicht gekregen in de communicatiestijlen die bij het Drents Archief aanwezig zijn, wat hiervan de kracht is en welke valkuilen bij de verschillende DISC-communicatie-stijlen passen. In het najaar is een vervolgbijeenkomst georganiseerd. Daarnaast hebben medewerkers individueel of in groepsverband diverse trainingen en opleidingen gevolgd. 

Ziekteverzuim en arbo

Het ziekteverzuim is in 2024 ten opzichte van 2023 gedaald van 3,4% naar 1,27%. Het ziekteverzuim-percentage in 2023 was het gevolg van lang verzuim van één medewerker. Het gemiddelde aantal ziekmeldingen is ten opzichte van 2023 ongewijzigd en is 1,28. In een personeelsvergadering hebben de medewerkers kennis gemaakt met de arbeidsdeskundige van onze arbodienst. Het verzuimprotocol van het Drents Archief is besproken zodat voor iedereen duidelijk is wie wat doet bij (het voorkomen van) uitval op het werk door ziekte. 

In de laatste maand van het jaar is een Risico Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) uitgevoerd. De concept-rapportage wordt begin 2025 opgeleverd. Op basis van de uitkomsten wordt een plan van aanpak opgesteld met de maatregelen die zullen worden genomen om de in de RI&E genoemde risico’s aan te pakken.  

De medewerkerstevredenheid wordt sinds eind 2020 continu gemeten via de FRANK-app. De uitkomsten worden op organisatie- en afdelingsniveau gemonitord en geëvalueerd. 79% van de medewerkers heeft de app gedownload en beantwoordt de vragen. De scores op de indicatoren werkgeluk, werkstress en vitaliteit worden berekend als voortschrijdend gemiddelde per respondent waarbij maximaal 12 maanden wordt teruggekeken. De scores medio december 2024 zijn wat lager dan vorig jaar en hebben veelal te maken met een hogere werkdruk. Het management blijft in gesprek met de medewerkers over het her-prioriteren van werkzaamheden en de mogelijkheden om werkzaamheden zoals dienstverlening efficiënter in te richten. Hiermee wordt beoogd de werkdruk te verlagen. 

CAO Rijk

De looptijd van de Cao Rijk is van 1 juli 2024 tot en met 31 december 2025. Een uitvloeisel van de onderhandelingsresultaten zijn een salarisverhoging per 1 juli (8,5%) en een verhoging van de schaalbedragen van € 50. Behalve de salarisverhoging per 1 juli is per 1 januari een salarisverhoging toegekend van 1,5% als onderdeel van het arbeidsvoorwaardenakkoord 2022-2024. Dit geeft een totale inkomensverbetering in de periode van 1 januari 2024 tot en met 2025 van gemiddeld 11,2%. 

Het Individueel Keuzebudget (IKB) is per 1 juli verhoogd van 16,37% naar 16,5%. Vanwege de hoge inflatie hebben partijen ook afgesproken om in mei 2024 een eenmalige bruto-uitkering te geven van € 1.200 en in november een bruto-uitkering van € 800.  
 
Het gehele jaar stond ook in het teken van het herwaarderingstraject van functies op basis van FUWASYS (het functiewaarderingssysteem van het Rijk), dat in het vierde kwartaal van 2023 is gestart. 

Vertrouwenspersoon

Het Drents Archief heeft in de Gedragscode integriteit Drents Archief een aantal zaken vastgelegd, onder meer over ongewenste omgangsvormen. Medewerkers en vrijwilligers kunnen incidenten melden bij een externe vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon rapporteert in het verslag 2024 dat er geen klachten of meldingen zijn geweest.

Ondernemingsraad

Hoewel een ondernemingsraad (OR) voor een organisatie van minder dan 50 medewerkers niet verplicht is heeft het Drents Archief wel voor de instelling van een OR gekozen. Door het vertrek van één van de OR-leden wijzigde de samenstelling van de OR. Er vonden in het verslagjaar 5 overlegvergaderingen van de OR met de bestuurder plaats. Onderwerpen van gesprek waren o.a. de voortgang van het functieherwaarderingstraject, opvolging van de manager Collecties & Publiek, RI&E en de adviesaanvraag voor vervanging van de huidige koelmachine door een warmtepomp. 

Door de groei in onze organisatie is er behoefte aan extra werkplekken. In 2024 zijn deze gecreëerd door een herinrichting van de vrijwilligerskamer en de scankamer. Daarnaast zijn in de Studiezaal werkplekken ingericht zodat medewerkers op de maandag en vrijdag, wanneer de Studiezaal gesloten is voor publiek, daar kunnen werken. Ook op drukke dagen zijn er nu voldoende werkplekken.  
 
In de zomervakantie was in een gedeelte van de oude (educatie)kelder grondwater naar binnen gestroomd en was het vaste meubilair dusdanig beschadigd dat de ruimte leeggeruimd moest worden. Omdat er verdenkingen waren voor schimmels en er het vermoeden was dat de luchtkwaliteit niet op orde zou zijn, zijn de twee aanwezige ventilatoren vervangen door een beter gebalanceerd ventilatiesysteem met warmteterugwinning en CO2-sturing. Na een grondige schoonmaak en het aanbrengen van de nieuwe luchtzuivering hebben we een onderzoek laten uitvoeren voor zowel de luchtkwaliteit als een contact/schimmel onderzoek op aanwezige muren en materialen. Uit de rapportage kwam naar voren dat de concentratie aan schimmels evenals de luchtkwaliteit voldoen aan de gestelde normen.  

Het Taubergedeelte (nieuwbouwgedeelte) is in 2024 voorzien van nieuwe HR+++ beglazing. De buitenmuurkozijnen zijn, waar nodig gerepareerd en aan de buiten- en binnenzijde voorzien van een nieuwe verflaag. Mede door het vervangen van de nieuwe beglazing is het energieverbruik dit jaar weer een paar procent gedaald. 

In 2024 is gestart met het plan voor verduurzaming. Het plan is om de huidige koelmachine (verantwoordelijk voor het klimaat in onze drie archiefbewaarplaatsen) in 2025 te vervangen door een hybride warmtepomp. De restwarmte, die de warmtepomp gaat produceren bij het koelen van de depots, zal dan direct worden gebruikt voor de verwarming van het gebouw. Door ook de huidige ventilatoren in de klimaatkasten te vervangen door plugfans en het bijplaatsen van luchtdrogers in de afzonderlijke techniekruimten van de drie depots, rekenen we op een flinke besparing van het energieverbruik. 

Een groot gedeelte van de tuin is in het najaar op de schop gegaan. De grassen en bloemen die het niet goed deden zijn verwijderd, er is grondverbetering aangebracht en meerdere stukken zijn ingezaaid met nieuwe soorten bloemen en planten. Het resultaat zal in het voorjaar van 2025 te zien zijn. 

In 2024 is er vooruitgang geboekt op het gebied van IT-infrastructuur. De focus daarbij was met name gericht op beveiliging, governance en bedrijfscontinuïteit. Deze verbeteringen bieden een solide basis voor de verdere digitale transformatie van het Drents Archief. 

Zo zijn er het afgelopen jaar belangrijke stappen gezet met betrekking tot de optimalisatie van Microsoft 365. Er is een Update-Ring geconfigureerd, waarmee laptops structureel worden voorzien van Windows Updates en updates voor third-party software. Dit draagt bij aan een verbeterde beveiliging en stabiliteit van onze systemen. Op het gebied van governance en compliance is er getest met label- en retentiebeleid. Dit biedt een betere grip op het beheer van gegevens. Vanuit Microsoft Defender is webfiltering afgedwongen om apparaten beter te beschermen tegen externe bedreigingen. En vanaf 2024 ontvangt Drents Archief periodiek rapportages over de status van de Microsoft 365-back-up, wat de transparantie en controle verder vergroot.  

Op het gebied van het interne netwerk is er in 2024 een nieuwe glasvezelverbinding opgeleverd en in gebruik genomen. Daarnaast kan het Drents Archief rekenen op een dubbele internetverbinding. De nieuwe KPN-verbinding is in december gekoppeld aan de firewall en fungeert als primaire verbinding. De bestaande Ziggo-verbinding dient als secundaire lijn. Deze dubbele infrastructuur minimaliseert het risico van onderbrekingen en waarborgt de continuïteit van de bedrijfsvoering. Door de redundantie in de internetverbindingen wordt de afhankelijkheid van een enkele lijn weggenomen, wat cruciaal is voor een stabiele werking van de organisatie. 

In 2024 is een nieuwe back-upoplossing succesvol geïmplementeerd. Er is een overgang gemaakt naar een LTO-tapebibliotheek: het oude back-upsysteem is uitgezet en als statische back-up opgeslagen in het depot. De nieuwe oplossing maakt gebruik van een LTO-tapebibliotheek, wat zorgt voor een efficiënte en betrouwbare opslag van back-upgegevens. Met de nieuwe back-upmethode wordt niet alleen voldaan aan hogere eisen op het gebied van databeveiliging, maar is het Drents Archief ook beter voorbereid op eventuele calamiteiten. Dit biedt meer veiligheid.  

Weerstandsvermogen 

De weerstandscapaciteit bestaat uit de financiële middelen en mogelijkheden om onverwachte, niet begrote kosten te kunnen dekken. Als weerstandsvermogen wordt een algemene reserve aangehouden. Eind 2024 is de stand van het eigen vermogen (exclusief de bestemmingsreserves) € 152.400. Het vermogen van het Drents Archief mag op grond van de Gemeenschappelijke Regeling niet groter zijn dan 10% van de gezamenlijke bijdragen van de partners van dat jaar, tenzij deze gezamenlijk een ander percentage vaststellen. Het eigen vermogen (exclusief bestemmingsreserves) is aan het eind van dit verslagjaar 5,9% van de gezamenlijke bijdragen. Dit biedt het Drents Archief de mogelijkheid om kleine risico’s op te kunnen vangen.  

Risico's

Om risico’s binnen het Drents Archief zo goed mogelijk te beheersen is dit een onderdeel van de planning- en controlcyclus. Bij het opstellen van de tussentijdse rapportages worden eventuele risico’s per onderdeel in beeld gebracht. Dit is een continu proces, waarbij eventuele risico’s geïdentificeerd en op waarde geschat worden. Daarbij worden de kansen op en de gevolgen van risico’s in kaart gebracht net als de maatregelen om die risico’s zoveel mogelijk te verminderen. Daarnaast worden bij de aansturing van alle (lopende) projecten de projectrisico’s met hun (financiële) consequenties in kaart gebracht. Binnen deze projectmethodiek worden de risico’s bewaakt. Ook wordt jaarlijks door het managementteam een risico-inventarisatie uitgevoerd. 

Risico-inventarisatie

Onderstaande risico-inventarisatie bestaat uit een matrix met de inschatting van risicovolle ontwikkelingen en de interne beheersing daarvan. De risico’s die in dit model worden benoemd zijn relevant voor het weerstandsvermogen. Deze zijn niet op een andere manier te ondervangen (bijvoorbeeld door het afsluiten van een verzekering of het instellen van een voorziening) en kunnen een financieel nadelig gevolg hebben. Doen deze risico’s zich voor, dan dienen ze te worden opgevangen via het weerstandsvermogen.  

Hoog risico met minder interne beheersing 
Per 31 december 2025 loopt de huidige CAO Rijk af. Op de loonontwikkeling heeft het Drents Archief geen invloed. Gezien de ontwikkelingen van de afgelopen jaren is dit een hoog financieel risico met lage interne beheersing.  

Laag risico met minder interne beheersing 
Het Drents Archief heeft de basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ingericht. Echter een volledige inrichting en gestructureerde werkwijze vergen meer van de organisatie. De kans op een incident is niet groot en goed beheersbaar, maar het risico op met name reputatieschade is wel aanwezig.  

Eén van de kerndoelen is het aanbod van diverse educatieve programma’s aan leerlingen uit diverse doelgroepen. Het blijkt lastig om het aantal boekingen voor deze programma’s weer op het peil van vóór corona te krijgen. Ondanks de acties kan het gevolg zijn dat dit niet gaat lukken en daarmee is er een gering financieel risico en risico op reputatieschade, omdat een kerndoel van de organisatie niet behaald wordt.    

Laag risico met goede interne beheersing 
In 2024 is de GR Drents Archief uitgebreid met het Waterschap Drents Overijsselse Delta. Met deze extra GR-partner is het voortbestaan van de GR Drents Archief na uittreding van het Rijk gewaarborgd en kan het Drents Archief de rijkscollectie blijven beheren. Voor het beheer van het rijksarchief wordt door het Rijk een Specifieke Uitkering (SPUK) verstrekt welke gelijk zal zijn aan de bijdrage die de RHC’s in het laatste jaar vóór uittreding als structurele partnerbijdrage van het Rijk ontvangen. In 2025 gaan de RHC’s afzonderlijk in overleg met het Rijk over de uittredingsregeling. Hierin worden de gevolgen van de uittreding van het Rijk uit de GR zoveel mogelijk geregeld. Juridisch moet dit nog worden vastgelegd. De uittredingsregeling is een laag risico, wel beheersbaar, mede ook door nieuwe toetreders tot de GR. Dit strategische en financiële risico is verder verkleind.   

Uitbreiding van de GR en toename van zakelijke dienstverlening zorgt voor groei van de organisatie. In de huidige arbeidsmarkt worden we steeds vaker geconfronteerd met moeilijk te vervullen vacatures, zeker als het gaat om specifieke en cruciale functies, zoals een archivaris. Er is een risico dat dienstverlening in gevaar komt wanneer functies niet tijdig vervuld worden, of dat er hogere kosten gemaakt moeten worden voor werving en selectie of externe inhuur (financieel risico).     

Hoog risico met goede interne beheersing 
De ontwikkelingen op het gebied van IT gaan snel. Hoewel er de afgelopen jaren binnen onze organisatie veel verbeteringen zijn gedaan op het gebied van IT, brengt dit ook weer nieuwe (tactische) risico’s met zich mee. Door toenemende afhankelijkheid van digitale systemen komen bij uitval hiervan onze processen in gevaar. Dit kan een grote impact hebben. Het is belangrijk om hierop voorbereid te zijn. Dienstverlening via onze e-depotvoorziening aan andere (overheids)instellingen stelt hoge eisen aan onze databeveiliging en we voldoen nog niet aan alle kwaliteitsnormen. Certificering wordt steeds belangrijker. Het risico wordt hoger naarmate de e-depot dienstverlening zich verder ontwikkelt en het aantal partners in de GR toeneemt. Mede via maatregelen van onze e-depotleverancier is een deel van de risico’s beheersbaar. 

De netto schuld geeft het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen weer. Het geeft een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Normaal gesproken ligt de netto schuldquote tussen 0 en 90% (landelijk gehanteerde richtlijn). Als de netto schuldquote tussen de 100 en 130% ligt, is de schuld hoog. Bij het Drents Archief is de netto schuldquote laag (negatief). Dit betekent dat ten opzichte van zijn inkomsten het Drents Archief meer dan voldoende ruimte heeft om schulden aan te gaan.  

De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin de organisatie in staat is om aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hierbij wordt het eigen vermogen (de algemene reserve) uitgedrukt in een percentage van het balanstotaal. Hoe hoger de solvabiliteitsratio, hoe hoger de weerstand. De ratio van het Drents Archief is licht gedaald ten opzichte van vorig jaar (van 10,2% naar 9,7%). De meeste organisaties beschouwen een uitkomst van een solvabiliteit tussen de 25% en 40% als goed. Dergelijke hoge percentages zijn voor het Drents Archief niet haalbaar vanwege de maximaal toegestane hoogte van de algemene reserve.  

Voor de beoordeling van de financiële positie is het ook van belang te kijken naar de structurele exploitatieruimte. Dit cijfer beoordeelt welke structurele ruimte het Drents Archief heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Wanneer de structurele exploitatieruimte negatief is, betekent het dat het structurele deel van de begroting onvoldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen. Hoe hoger dit percentage, hoe beter. Ultimo 2024 is de structurele exploitatieruimte van het Drents Archief -10,3% en laat ten opzichte van vorig jaar een daling zien. Stijging van de structurele lasten (salarislasten) en stijging van de incidentele baten (eenmalige vergoeding voor stijging salarislasten) zijn hier de reden van.

Lening

In 2005 is een lening ten bedrage van € 250.000 tegen een rentepercentage van 3,99% met een looptijd van 20 jaar bij de Bank Nederlandse Gemeenten afgesloten ter financiering van de verrijdbare depotstellingen. De looptijd van de lening was tot 2026, echter is in 2024 vervroegd afgelost. Dit leverde een klein financieel voordeel op.   

Financiering en liquiditeit

Het vastgestelde treasurystatuut vormt de leidraad voor wat betreft het financieringsbeleid. Hierin is in 2024 niets gewijzigd. De liquiditeitsbegroting wordt periodiek geactualiseerd. Met de invoering van het schatkistbankieren eind 2013 dienen wij, net als alle andere lokale overheden, onze overtollige middelen (boven het drempelbedrag) naar een gereserveerde rekening bij de BNG over te boeken. Per 1 juli 2021 is het drempelbedrag verhoogd van €250.000 naar €1.000.000. Uit deze overtollige middelen voorziet het Rijk zich in een deel van haar financieringsbehoefte. 

Kasgeldlimiet en renterisiconorm

Een belangrijk uitgangspunt van de wet Fido is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten van openbare lichamen. Om een grens te stellen aan kortlopende financiering is in de wet Fido de kasgeldlimiet opgenomen. De kasgeldlimiet wordt bepaald door het begrotingstotaal bij aanvang van het jaar te vermenigvuldigen met een bij ministeriële regeling vastgesteld percentage van 8,2%. In 2024 is het Drents Archief ruim binnen de kasgeldlimiet gebleven.  

Ook voor de renterisico’s van vaste schuld is in de wet Fido een norm gesteld. Deze renterisiconorm bedraagt 20% van het begrotingstotaal. Het doel van deze norm is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten, welke consequenties kunnen hebben voor de financiële positie. Het Drents Archief is in 2024 onder de renterisiconorm gebleven. 

Het Drents Archief heeft op 31 december 2024 een bestuurlijk belang in de volgende verbonden partijen: 

• Stichting Vrienden van het Drents Archief (directeur is bestuurslid)
  De Stichting Vrienden van het Drents Archief is een ANBI die in 1983 is opgericht met als doel een financieel steuntje in de rug te zijn bij het maken van publicaties over onderwerpen uit de Drentse geschiedenis op basis van bronnen uit het Drents Archief. Ook is de stichting ingezet voor het verwerven van subsidies ten behoeve van (publieks)projecten voor het Drents Archief. 

• Stichting Nieuwe Drentse Volksalmanak (directeur is voorzitter)
  De Stichting Nieuwe Drentse Volksalmanak is opgericht in 1997 met als doel (zo mogelijk) jaarlijks de Nieuwe Drentse Volksalmanak (NDVA) uit te geven. De NDVA is een wetenschappelijke publicatie met enerzijds artikelen over de Drentse geschiedenis en anderzijds artikelen over archeologie in Drenthe. In het stichtingsbestuur zijn naast het Drents Archief ook de Drentse Historische Vereniging, de Drents Prehistorische Vereniging en de Stichting Vrienden van het Drents Museum vertegenwoordigd. 

• Stichting De Milly van Heiden Reinestein (directeur is bestuurslid en medewerker is penningmeester)
  Deze stichting is een ANBI die is opgericht in 1955 met als doel het bijeenhouden, verzorgen en bewaren van de archiefstukken, schilderijen en meubels van de familie Van Heiden Reinestein alsmede het doen van onderzoek naar deze archiefstukken en schilderijen, die in beheer zijn van het Drents Archief.  

Het Drents Archief is lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie KVAN (waarvan de directeur van het Drents Archief penningmeester is) waaraan uiteraard contributieverplichtingen zijn verbonden. Daarnaast is de directeur bestuurslid van Stichting OPEN, het gezamenlijke platform van samenwerkende erfgoedhuizen in Nederland.  

Met ingang van 2023 verantwoord het dagelijks bestuur middels de rechtmatigheidsverantwoording over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties van de jaarrekening. Dit betekent dat via een verbijzonderde interne controle is vastgesteld of de drie hiervoor geldende rechtmatigheidscriteria zijn nageleefd: 

• Voorwaardencriterium: de naleving van wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader dat op 28 november door het algemeen bestuur is vastgesteld; 
• Begrotingscriterium: het handelen binnen de budgettaire kaders die het algemeen bestuur stelt in de begroting en begrotingswijzigingen; 
• Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium: het in voldoende voeren van een beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsmiddelen te voorkomen.   

Als norm voor het rechtmatig handelen is in de Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief 2024 besloten een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves). Op basis van de jaarrekening 2024 betekent dit een verantwoordingsgrens van € 100.000. De verbijzonderde interne controles zijn uitgevoerd op de normen waarvan RHC Drents Archief inschat, op basis van een interne risicoanalyse, dat deze het grootste risico geven op een afwijking in relatie tot het grensbedrag in het kader van de financiële rechtmatigheid. Daarmee zijn niet alle normen intern gecontroleerd. Uit de intern uitgevoerde controles blijkt dat deze verantwoordingsgrens overschreden wordt. 

Begrotingscriterium

Er is sprake van een begrotingsoverschrijding van € 130.000. Deze overschrijding wordt volledig gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengen en kan daarom als acceptabel worden beschouwd. Deze overschrijding is gemeld in de Turap tot en met augustus. Voor een toelichting op de afwijkingen tussen de laatst vastgestelde begroting en jaarrekening verwijzen wij u naar de paragraaf 6.3.  

Voorwaardencriterium 

Er is geen sprake van bevindingen op het gebied van het voorwaardencriterium.  

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Er is geen sprake van bevindingen op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik.