6. Jaarrekening

Structurele baten

De structurele baten zijn hoger dan begroot. De hogere eenmalige bijdrage van het Rijk ter compensatie voor stijging in CAO kosten en uittreding uit de GR is hier de oorzaak van.  

Overige opbrengsten

De hogere opbrengst bij projecten compenseren de lagere opbrengsten bij zakelijke dienstverlening.

Personeelskosten

In april 2024 is door het Rijk een nieuwe CAO afgesproken. Gemiddeld levert dit een verhoging op van 11,2% van de salarislasten voor 2024-2025. Ook de dotatie aan de voorziening voor verlofsparen was hoger dan begroot. 

Directe kosten   

De directe kosten zijn hoger doordat de projectkosten hoger zijn dan begroot. Daarnaast zijn er in 2024 meer kosten gemaakt voor het inventariseren, opruimen en schoonmaken van diverse depots.

Indirecte kosten

De indirecte kosten zijn hoger dan begroot door met name tariefstijgingen, vooral bij de kosten van IT. De organisatiekosten zijn gestegen ten opzichte van de begroting door inhuur van externe bureaus ter ondersteuning op het gebied van digitalisering. De kosten van afschrijvingen zijn lager dan begroot omdat met name de investeringen in de publieksruimte zijn uitgesteld, omdat deze meegenomen worden in een project dat in 2024 gestart is.   

Diverse baten en lasten

Deze post is hoger dan begroot doordat er sinds 2023 weer rente berekend wordt op de spaarrekening, deze was niet begroot.  

In 2024 is geïnvesteerd in uitbreiding van werkplekken (kantoormeubilair en ICT voorzieningen). Daarnaast zijn de pc’s in de Studiezaal en Digilounge vervangen door nieuwe werkstations. Ten opzichte van de investeringsbegroting zijn de investeringen in de herinrichting van de publieksruimte uitgesteld; deze worden meegenomen in het project herinrichting, welke in 2024 gestart is.     

De afschrijvingstermijnen van de MVA die gehanteerd worden zijn: inventaris en bedrijfsinrichting 10 jaar, IT/ICT 3-5 jaar, depotinrichting 15-25 jaar en inrichting publieksruimte 10 jaar.  

Uitzettingen in Rijks schatkist 

In het kader van schatkistbankieren houdt het Drents Archief een rekening aan bij de BNG. 

Toegekende subsidie Tweede Wereldoorlog 

Het project WO2 is in 2019 gestart en in 2023 afgerond. Een groot aantal organisaties heeft daarvoor een bijdrage toegezegd. De bijdrage van het Fonds voor Cultuurparticipatie wordt ontvangen wanneer de eindverantwoording is ingediend. Daarvoor moet een bepaald aantal leerlingen het programma hebben gevolgd. Dit zal uiterlijk 2025 behaald zijn.   

Toegekende subsidie ontsluiting BP-archief 

Voor de ontsluiting van het Badan Persatuan-archief (BP) heeft het Drents Archief in 2022 een subsidie ontvangen van het ministerie van VWS (subsidieregeling collectieve erkenning Indisch en Moluks Nederland). Dit project loopt van 2022 tot en met 2025. Een deel van deze middelen is reeds ontvangen. Het restant zal de komende jaren bevoorschot worden. In 2024 is een aanvullende bijdrage toegekend in het kader van Programma Indisch Erfgoed Digitaal (PIED), waarbij de Nederlands-Indië collecties nader toegankelijk worden gemaakt.  

Toegekende subsidie Digitale Transformatie 

Het project Digitale Transformatie is samen met Het Drentse Landschap opgezet in 2023 om het digitaal werken te faciliteren. Dit vanuit het (wettelijke) oogpunt van digitaal werken, met energiebesparing, betere beveiliging en vereenvoudiging van de interne ICT-architectuur tot gevolg. Het Platform Arbeidsmarkt Culturele en Creatieve Toekomst ondersteunt dit project met gedeeltelijke financiering.  

Toegekende subsidie Drentse soldaten in de Grande Armée 

Dit project is in 2021 opgestart en kent verschillende onderdelen, waaronder een historische uitgave, een documentaire en een educatief programma. Stichting Zabawas heeft voor het projectonderdeel Educatie een subsidie toegekend van € 9.000.  

Drentse soldaten in de Grande Armee 

In 2022 is er subsidie geworven om dit internationale project in samenwerking met Garage TDI, Chronoscoop film, de Rijksuniversiteit Groningen en partners in België en Frankrijk uit te gaan voeren. De provincie Drenthe, de gemeente Assen, Zabawas, het Hendrik Mullerfonds, het Claas van Gorcumfonds en het Dutch Culture Matching Fund hebben een bijdrage hiervoor toegekend. In 2023 is gestart met de documentaire, het boek en een educatief project. In 2025 is dit project afgerond.       

Ontsluiting BP-archief 

In 2022 heeft het Drents Archief een subsidie ontvangen van het ministerie van VWS in het kader van de subsidieregeling collectieve erkenning Indisch en Moluks Nederland. Deze subsidie is bestemd voor de ontsluiting van het Badan Persatuan-archief (BP). In 2024 is een aanvullende bijdrage toegekend in het kader van Programma Indisch Erfgoed Digitaal (PIED), waarbij de Nederlands-Indië collecties nader toegankelijk worden gemaakt.   

Koloniën van Weldadigheid 

De provincie Drenthe heeft subsidie toegekend voor Verhalen uit de Koloniën, waarbij informatie van schrijver Wil Schackmann over de Koloniën van Weldadigheid gebruikt wordt. Zo zijn de podcast en het publieksevenement inmiddels gerealiseerd. Het digitaliseringsproject blijkt te duur te zijn; in 2025 wordt gezocht naar alternatieven, bijvoorbeeld om dit met vrijwilligers uit te voeren.    

Mediawijs met Sigismund  

Voor de vernieuwing van de educatiekelder en een bijbehorend nieuw lesprogramma heeft de provincie Drenthe projectsubsidie toegekend. Dit project kent enige vertraging in verband met wisseling in projectleiding en moeizame fondsenwerving. Het afgelopen jaar is dit weer opgepakt. Er is bij collega-instellingen georiënteerd op mogelijke nieuwe invulling van de educatieruimte en er zijn gesprekken gevoerd met ontwikkelaars.  

Slavernij in Drenthe 

De provincie Drenthe heeft subsidie toegekend voor het project Slavernij, waarbij in 2024 historisch onderzoek is gedaan naar slavernij in Drenthe. In 2025 volgt nog een verdiepingsslag en presentatie hiervan.    

Maagies en Vrouwlu 

Dit betreft subsidie die is toegekend door de provincie Drenthe en de gemeente Assen voor het project Vrouwen in Drenthe. In het kader van dit project werden diverse activiteiten georganiseerd. Zo werd de familiegeschiedenis van een bekende Drent uitgezocht, hier werd tegelijkertijd een podcast van opgenomen en gepresenteerd in het Drents Archief. Daarnaast was er een foto tentoonstelling en werden diverse lezingen over dit thema georganiseerd. Op internationale vrouwendag 2025 eindigt dit project.   

80 Jaar Vrijheid 

In 2024 is een projectplan opgesteld voor het vieren van 80 jaar vrijheid in heel Drenthe in 2025. Voor dit programma is reeds subsidie toegekend door de Provincie Drenthe. Er lopen nog aanvullende aanvragen bij andere organisaties.   

Digitale Transformatie 

Dit project is samen met Het Drentse Landschap opgezet in 2023 om het digitaal werken te faciliteren. Dit vanuit het (wettelijke) oogpunt van digitaal werken, met energiebesparing, betere beveiliging en vereenvoudiging van de interne ICT-architectuur tot gevolg. Het Platform Arbeidsmarkt Culturele en Creatieve Toekomst ondersteunt dit project met gedeeltelijke financiering.   

Erfgoedstarter 

Het Mondriaanfonds heeft in 2023-2024 een subsidie toegekend voor het in dienst nemen van een Erfgoedstarter. Deze starter op de arbeidsmarkt heeft de afgelopen twee jaren binnen de organisatie de mogelijkheid gehad om relevante werkervaring op te doen en daarmee is het in 2024 afgerond.   

Personele kosten 

In 2020 is een arbeidstraject met een medewerker afgerond. Deze voorziening is getroffen om de kosten van de afgesloten overeenkomst en uitkeringen te kunnen dekken. In verband met langdurige ziekte zijn er geen onttrekkingen meer geweest. Er gelden geen verplichtingen voor deze voorziening meer.   

Transitiegelden OCW 

Vanaf 2022 worden er door het ministerie van OCW jaarlijks extra middelen ter beschikking gesteld aan alle RHC’s die zij kunnen aanwenden voor versterking van de digitale archieffunctie. Dit omdat de RHC’s vanwege de aanstaande uittreding van het Rijk geen gebruik meer kunnen maken van de e-depotvoorziening van het Nationaal Archief. Deze middelen worden gedoteerd aan een voorziening transitiekosten. Deze voorziening zal gebruikt worden om de komende jaren diverse zaken op het gebied van e-depot, e-producten, e-diensten en digitalisering te bekostigen. Na vijf jaar stopt deze overbruggingstoelage.  

Spaarverlof 

De regeling voor IKB en verlofsparen zijn in de cao 2022 van het Rijk uitgebreid. De medewerker heeft de mogelijkheid om meer en langer te sparen. Dit kan oplopen tot maximaal 3600 uren verlof. Deze uren verjaren niet. De dotatie aan de voorziening spaarverlof is ter dekking van kosten voortkomend uit het opnemen van dit verlof door medewerkers.   

Depot op orde

Drents Archief maakt buiten de depots in Assen ook nog gebruik van twee externe locaties (Gasteren en Scheemda). De archieven die op beide locaties zijn opgeslagen dienen overgebracht te worden naar Assen. Voor deze logistieke operatie is een bedrag gereserveerd. 

Groot onderhoud 

Met ingang van 2019 is het onderhoud van het pand aan de Brink 4 te Assen overgedragen van het Rijksvastgoedbeheer (RVB) aan het Drents Archief.  Besluitvorming naar aanleiding van de evaluatie hiervan liet op zich wachten, maar is in 2024 weer opgepakt en zal in 2025 worden afgerond. Door de overheveling is er een voorziening voor groot onderhoud getroffen. Het doel van deze voorziening is de kosten van het groot onderhoud evenredig over de jaren te kunnen verdelen. Aan deze voorziening ligt een meerjarenonderhoudsplanning ten grondslag.  

Niet in de balans opgenomen verplichtingen 

Er zijn meerjarige contracten afgesloten voor energie-inkoop, licentieovereenkomsten voor software, leasecontracten voor kopieer- en printapparatuur en het huurcontract voor het pand te Assen tussen het Rijksvastgoedbedrijf en het Drents Archief. 

Gebeurtenissen na balansdatum 

Niet van toepassing.

Directe kosten 

De kosten van Collectie & archieven zijn net als de kosten Digitale diensten hoger dan begroot. Zo is in 2024 een grote schoonmaak van alle depots uitgevoerd, er is controle en reparatie op de depotstellingen gedaan en er is gekeken hoe Drents Archief plaagdieren detectie kan inzetten om dit te voorkomen. Ook de kosten van hosting websites en collectiebeheersystemen zijn hoger dan begroot. Dit heeft met name te maken met prijsstijgingen van leveranciers. Daarnaast was er in de begroting geen rekening meer gehouden met kosten voor alledrenten.nl. Deze database wordt geïntegreerd in onze vernieuwde website, maar hierbij lopen we tegen onvoorziene problemen in functionaliteit van de website aan waardoor het meer tijd kost om dit goed te regelen.  

De uitgaven voor publieksactiviteiten zijn lager dan begroot. In de begroting is rekening gehouden met vervanging, aanpassingen en verbeteringen voor het actueel en goed werkend houden van onze publieksfaciliteiten en vernieuwingen in de educatieruimte. Hiervoor zijn nog niet alle kosten gemaakt.      

De kosten van projecten zijn hoger dan begroot. Hier staan opbrengsten tegenover. Zie ook de toelichting bij de overige opbrengsten. Zo is in 2022 gestart met de restauratie van een groot aantal bijzondere atlassen en boeken uit onze bibliotheek. Dit zorgt voor een toename van de bibliotheekkosten. Hiertegenover staat een bijdrage van de stichting Boek en Wurm.  

De geplande aanpassingen in het kader van de doorontwikkeling Drents Archief 3.0 zijn het afgelopen jaar voorbereid. Het gaat om aanpassingen in de publieksruimtes, zoals de entree, Digilounge en educatieruimte. De Sigismund kelder is na twaalf jaar intensief gebruik toe aan een update. Deze update zal worden ingebed in een nieuw educatieprogramma Mediawijs met Sigismund, wat zich richt op het belang van het omgaan met en bewaren van digitale informatie. De uitvoering en kosten vinden vanaf 2025 plaats. In 2024 is ter voorbereiding een positioneringssessie en uitwerking uitgevoerd

Indirecte kosten 

De huisvestingskosten liggen lager dan de begroting, maar op hetzelfde niveau als de realisatie van vorig jaar. De kosten van energie waren in 2023 fors gestegen en zijn in 2024 meer naar een normaal niveau gedaald. Ook is er in 2024 minder (dagelijks) onderhoud gepleegd aan het gebouw en de installaties. In deze begrotingspost wordt altijd rekening gehouden met onvoorziene omstandigheden, in 2024 is hier minder gebruik van gemaakt.  

De dotaties aan de voorzieningen groot onderhoud en transitiekosten OCW zijn conform begroting. Aan de voorziening groot onderhoud ligt het meerjarenonderhoudsplan ten grondslag, welke de basis is voor de dotatie. Deze is vorig jaar bijgesteld. De voorziening transitiekosten OCW is vanaf begin 2022 getroffen. Deze dekt de toenemende kosten op het gebied van e-depot, e-producten en e-diensten en digitalisering de komende jaren. We ontvangen hiervoor tijdelijk extra middelen van het Rijk. 

De kosten van ICT zijn hoger dan begroot. Dit heeft te maken met tariefstijgingen bij leveranciers, meer support en hogere licentiekosten.   

De organisatiekosten zijn hoger dan begroot. Voor aanpassingen van het functiehuis en overgang naar een nieuwe cao is externe expertise ingehuurd. Hiervoor heeft het Rijk extra middelen toegekend. De externe inhuur voor juridische ondersteuning op het gebied van e-depot en voor het automatiseren en optimaliseren van diverse processen in de organisatie konden ten laste van de voorziening Transitiekosten OCW gebracht worden.  

De kapitaallasten zijn lager dan begroot. Met name de investeringen in de publieksruimte zijn uitgesteld, deze worden meegenomen in het project van de herinrichting van de publieksruimten. Hiervoor wordt gezocht naar aanvullende subsidies. Aan de hand van deze uitkomsten zal hiervoor een (aangepaste) investeringsbegroting opgesteld worden.   

Diverse baten en lasten 

Deze post is hoger dan begroot doordat er in de begroting geen rekening gehouden is met ontvangen rente over spaarrekeningen.   

Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur 

De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur op 28 november 2024 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.  
 
Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het algemeen bestuur bepaald en bedraagt 3% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 100.000. De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV van oktober 2024.

Bevinding  

Het dagelijks bestuur stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen bedrag € 130.000 bedraagt. Dit is hoger dan de daarvoor gestelde grens van € 100.000. Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het dagelijks bestuur overigens een bedrag van € 130.000 acceptabel op basis van door het algemeen bestuur vastgestelde afspraken. 

De geconstateerde afwijkingen betreffen: 

In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het dagelijks bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Zoals in deze paragraaf vermeld zijn de verbijzonderde interne controles uitgevoerd op de normen voor de financiële rechtmatigheid, op basis van een interne risicoanalyse, waar de grootste risico's op een afwijking in relatie tot het grensbedrag te verwachten is. Daarmee zijn niet alle normen intern gecontroleerd.