Informatiefunctie
Door het zorgvuldig bewaren en beschikbaar stellen van overheidsinformatie en andere belangrijke informatiebronnen geven wij invulling aan de wettelijke taak en onze informatiefunctie om de archieven van onze partners te beheren. Binnen onze informatiefunctie vallen de volgende onderdelen.
2.1 Gemeentearchief Assen
Overgebrachte archieven van de gemeente Assen worden door het Drents Archief beheerd. De depots voldoen aan de klimaateisen die gelden voor de bewaring van analoge (papieren) archieven. De temperatuur en relatieve luchtvochtigheid worden constant gemonitord. Qua klimaatbeheersing werkten we mee aan een pilot van het Nationaal Archief om op een duurzamere manier invulling te geven aan de klimaatbeheersing. De pilot was dermate succesvol dat met ingang van de nieuwe Archiefregeling (202X) de nieuwe werkwijze zal worden verplicht aan alle beheerders van overgebrachte overheidsarchieven.
Voor het in 2024 beschikbaar stellen van Asser archiefstukken aan burgers, bedrijven en gemeenteambtenaren, beschikt het Drents Archief over een goed uitgeruste Studiezaal. In de regel zijn tijdens openingstijden twee medewerkers aanwezig voor hulp en toezicht. De overgebrachte bouwdossiers van de gemeente Assen worden op dit moment nabewerkt. De materiële staat van deze dossiers liet te wensen over, evenals de toegankelijkheid.
2.2 Rijksarchieven
Gedurende het verslagjaar is door een kopgroep van drie RHC’s, waaronder het Drents Archief, wekelijks overleg gevoerd met het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW) over de aankomende uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s. In dit overleg worden voorbereidingen gedaan voor de nieuwe GR-teksten, de uittreedregeling, financiële bijdragen en huisvesting.
In februari 2024 is het bestuursconvenant getekend waarmee het Rijk inhoudelijk en financieel betrokken blijft bij het Drents Archief. Daardoor kan het Drents Archief de rijkscollectie in Drenthe blijven beheren en toegankelijk maken en houden voor het publiek.
2.3 Provinciaal archief
Aan het beheer van overgebrachte archiefbescheiden van de provincie Drenthe werd in 2024 uitvoering gegeven door het Drents Archief, onder verantwoordelijkheid van de provinciaal archivaris. Het beheer vindt plaats op basis van een dienstverleningsovereenkomst (DVO) waarin de onderlinge relaties nader zijn uitgewerkt. In de DVO zijn prestatie-indicatoren vastgesteld. In 2024 is voorbereidend werk gedaan voor de nieuw af te sluiten DVO 2025-2028. In deze DVO vormt het e-depot integraal onderdeel van de dienstverlening.
Het aantal archiefbestanden dat het Drents Archief voor de provincie Drenthe beheert, is in 2024 toegenomen. Het betreft 36 verschillende archiefbestanden met in totaal 38.088 inventarisnummers. De provinciale archiefbescheiden die door het Drents Archief worden beheerd, zijn in het verslagjaar 346 maal aangevraagd door 94 individuele bezoekers. Het opnieuw verpakken van provinciale archiefbestanden die niet aan de eisen voldoen, is in 2024 met verve aangepakt en de opgelopen achterstand is bijna helemaal ingehaald.
2.4 E-depot
In de pilots van het Drentse E-depotproject werd onderzocht hoe het Drents Archief duurzame toegang tot digitale archieven van Drentse overheidsorganisaties kan faciliteren. In 2024 is het e-depot live gegaan. De laatste pilots met de deelnemende gemeenten en de provincie zijn afgerond en de verslagen zijn gepubliceerd op de website.
Daarnaast is er dienstverlening uitgevoerd bij de SWO De Wolden-Hoogeveen, in de vorm van het opstellen van een informatieplattegrond. Het resultaat hiervan is een uitgebreid overzicht van de stand van de informatiehuishouding van de SWO en de uitdagingen die er liggen. En bij de gemeente Assen is een aansluittraject gestart, waarbij gekeken wordt hoe de videotulen vanuit het raadsinformatiesysteem (RIS) in het e-depot overgebracht kunnen worden.
In 2024 zijn twee informatiesessies georganiseerd. Op 23 april was het thema de livegang van het e-depot. Tevens werden de resultaten van de laatste pilotverslagen gepresenteerd en een medewerker van Stadsarchief Amsterdam kwam vertellen over het archief als nutsvoorziening en hoe zij de uitdagingen met de Wet open overheid (Woo) aangegaan zijn. Het was ook de eerste informatiesessie met een panelgesprek, iets wat de toehoorders een geslaagde opzet vonden. De informatiesessie van 3 december ging over tooling en techniek, waarbij het Drents Archief presentaties gaf over de opgedane kennis en ervaringen met recordmanagement tooling en over hoe aan te besteden als organisatie waarbij de afdeling Documentaire Informatie Voorziening (DIV) een rol kan spelen voor de archivistische uitdagingen bij applicaties. De gemeente Emmen gaf een interessante kijk in de keuken hoe zij robotisering inzetten voor het klaar maken van informatie voor overbrenging naar een e-depot.
Bij onze nieuwe GR-partner Waterschap Drents Overijsselse Delta is in de tweede helft van het jaar gestart met een aantal projecten onder aanvoering van de archivaris, zoals het inrichten van MS365 met het oog op archivering.
In 2024 is de samenwerking met het IT Platform Twente voorbereid. Dit heeft geresulteerd in een overeenkomst voor een pilotperiode van twee jaar voor Twentse overheidsinstellingen. Deze overeenkomst is aangeboden aan alle deelnemers van IT Platform Twente, inmiddels hebben diverse organisaties aangegeven hiervan gebruik te willen maken. Als eerste zal gestart worden met de gemeentes Enschede en Losser.
Informatiesessies
Het e-depotteam van het Drents Archief geeft informatiesessies aan organisaties die meer willen weten over digitaal archiveren.
2.5 Decentrale overheden en erfgoedpartners
Er zijn in 2024 gesprekken gevoerd met diverse organisaties die overheidstaken uitvoeren om tot een verbetering van de kwaliteit te komen van de informatiehuishoudingen. Voor de GGD/VRD heeft het Drents Archief de archivaristaak uitgevoerd. In 2024 is een nulmeting op de informatiehuishouding uitgevoerd, met als onderdeel een roadmap van onderwerpen en taken die de komende jaren aandacht moeten krijgen. Voor het Waterschap Drents Overijsselse Delta zijn verschillende werkzaamheden uitgevoerd. De archivaristaak wordt ingevuld vanuit het Drents Archief.
In 2024 hebben de gemeenten Tynaarlo en Midden-Drenthe besloten om toe te treden tot de GR van het Drents Archief. Verschillende andere gemeenten zitten nog in het besluitvormingsproces inzake toetreding.
2.6 Depotbeheer en acquisitie
In 2024 zijn er op het gebied van behoud en beheer van onze collectie goede stappen gezet. Het doel was om de kennis en vaardigheden van het personeel te versterken, de fysieke staat van de collectie te verbeteren en risico’s te minimaliseren. Zo hebben alle personeelsleden met toegang tot de archiefdepots de cursus Hanteren van originelen gevolgd. Deze cursus, georganiseerd door het Nationaal Archief, bestond uit een theorie- en praktijkgedeelte. Het doel was om de kennis en vaardigheden rondom het veilig hanteren van originelen te uniformeren en actueel te houden. Daarnaast zijn de behoudsmedewerkers getraind in het uitvoeren van specifieke restauratiewerkzaamheden.
In juni hebben de analoge rolkasten in depot II en het bibliotheekdepot controle en groot onderhoud ondergaan. Aansluitend is de reiniging van alle depots uitgevoerd door een gespecialiseerd schoonmaakbedrijf. Dit draagt bij aan de langere levensduur van zowel de collectie als de opslagfaciliteiten. Na de depotreiniging is gestart met het monitoren van franjestaarten, uitgevoerd door een ongediertebestrijdingsbedrijf. Dit monitoringssysteem is essentieel omdat franjestaarten papier eten en daarmee een risico vormen voor onze collectie. Door tijdige signalering kunnen er maatregelen (inzetten van bestrijding) genomen worden om schade te voorkomen.
Vrouwen van Nu
In 2024 nam het Drents Archief het archief van de Vrouwen van Nu-vereniging van Annerveenschekanaal in ontvangst.
Bijzondere acquisities
Aanvullingen op de rijkscollectie
- Noorder Dierenpark Emmen
Het archief van het Noorder Dierenpark is geschonken door de dochter van de voormalige directeuren van de dierentuin. Dit bijzondere archief omvat talloze posters, educatief materiaal en foto’s van dieren. Samen geven deze stukken een prachtig beeld van het dierenpark in zijn hoogtijdagen.
- Vrouwenarchieven in het Vrouwenjaar
In het kader van het Vrouwenjaar hebben we ons gericht op het verwerven van vrouwenarchieven. Dit heeft geleid tot de toevoeging van de archieven van de Vrouwen van Nu-verenigingen in Annerveenschekanaal en Zuidwolde. Deze zijn een waardevolle aanvulling op onze collectie.
- Persoonlijke verhalen uit WOII
De themacollectie Tweede Wereldoorlog is uitgebreid met unieke egodocumenten. Zo bevat de collectie nu het dagboek van Ben Boers, een ‘hongervluchteling’ uit Den Haag die aan het einde van de oorlog onderdak vond in Elp. Ook egodocumenten van wethouder Ter Napel uit Klazienaveen zijn toegevoegd. Deze documenten werpen een persoonlijk licht op deze ingrijpende periode.
- Tugunese gemeenschap in Nederland
Ook is het archief van de documentaire Keroncong Tugu geacquireerd, over de Tugunese gemeenschap Nederland. De documentaire is in 2024 in première gegaan bij het Drents Archief.
Aanvulling op de collectie van het Gemeentearchief Assen
- Kerkgeschiedenis: scheuringen en eenheid
De rijke en soms roerige geschiedenis van de protestantse kerken is vastgelegd in de archieven van de Onverdeelde Kerk Assen en de Gereformeerde Kerk Vrijgemaakt Assen. Deze nieuwe toevoegingen bieden inzicht in belangrijke bewegingen zoals de Afscheiding van 1834 en de Vrijmaking van 1944.
- Wilhelminaziekenhuis Assen
Het archief van het Wilhelminaziekenhuis Assen is dit jaar toegevoegd aan de collectie. Ziekenhuisarchieven zijn schaars en van grote historische waarde, waardoor deze schenking een unieke aanvulling vormt op het gemeentearchief.
- Westra van Holthe
Van de familie Westra van Holthe uit Assen is een fraaie collectie archivalia ontvangen.
2.7 Foto- en filmarchief
Fotoarchief
De beeldbank met foto’s groeit de afgelopen jaren gestaag door. In 2024 is er een uitbreiding met 12.549 foto’s tot een totale omvang van 240.592. Met dit aantal behoort het Drents Archief inmiddels tot één van de grootste beeldbanken van de Nederlandse archieven. Een aantal belangrijke collecties die toegankelijk werden gemaakt waren die van de vroege vrouwelijke fotografen Jo Beins en Geesina Carsten, foto’s van de Maatschappij van Weldadigheid, het recentere werk van Sake Elzinga en een grote serie glasnegatieven van Klaas van Buiten, een van de eerste persfotografen van Drenthe. Ook het aantal online zichtbare foto’s nam toe met 14% naar 209.469 stuks aan het einde van het jaar. Deze groei bestaat enerzijds uit bovengenoemde ruim 12.500 foto’s en is anderzijds te danken aan een aantal partners (historische verenigingen en gemeenten) die de beslissing namen hun collecties ook weer online te tonen.
In april organiseerden wij de jaarlijkse informatiebijeenkomst voor deelnemers in de beeldbank. Ditmaal ging het om een kennissessie voor historische verenigingen met als onderwerp het maken van goede fotobeschrijvingen voor iedere soort beeldbank.
Dankzij de inzet van een stagiair, een student geschiedenis van de RUG, konden wij onze fotocollecties van meer context voorzien. Dit gebeurde door het bij de beeldbank publiceren van een aantal biografieën van Drentse fotografen. Het streven is om dit aantal de komende jaren verder te laten groeien.
Er werd veelvuldig gebruik gemaakt van onze fotocollecties door tal van particulieren, bedrijven, verenigingen, media, musea et cetera. In aansluiting op het dit jaar lopende onderzoek naar vrouwengeschiedenis in onze archieven organiseerden wij een fototentoonstelling over vrouwen op de foto. Hierbij kozen we beelden die een ander beeld laten zien dan de vrouw alleen maar als moeder of huisvrouw. Vanaf mei 2024 vond een tentoonstelling plaats van vroege landschapsfotografie, in combinatie met hedendaagse landschapsfoto’s van Sake Elzinga, bij Podium Zuidhaege. Ook werd hier een compilatie van ons filmmateriaal vertoond. Een mooie samenwerking tussen Drents Archief, Stichting Het Drentse Landschap, Podium Zuidhaege en Sake Elzinga. In aansluiting organiseerden we in het Drents Archief een tentoonstelling met landschapsfoto’s van rond 1900, gemaakt door Gesina Carsten. Het onderwerp van vrouwelijke fotografen kwam ook in andere media ruim aan bod, onder andere in de Nieuwe Drentse Volksalmanak en het Dagblad van het Noorden.
Bijzondere foto-acquisities
In 2024 werd ons fotoarchief met een aantal bijzondere collecties verrijkt. Het betreft onder meer:
- Foto's over de bouw van de watertoren in Assen 1959-1960
- Meerdere fotoalbums, gemaakt door de in 2023 overleden kunstenares Maya Wildevuur, over haar periode in Drenthe; 1984-1992
- Een serie negatieven over Emmen en omgeving gemaakt door amateurfotograaf Roelf Trip, ca. 1935-1955
- Een collectie glasnegatieven over Roden en omgeving, gemaakt door amateurfotograaf Hindrik Schuiling, ca. 1930-1940
- Een fotoalbum over de Eerste Drentsche Stoomtramweg Maatschappij (EDS), ca. 1907-1949
- Een serie foto’s over de gijzeling van de school in Bovensmilde in 1977
Filmarchief
Ook de collectie van het filmarchief groeit door. Met name op videogebied is veel gedigitaliseerd en beschreven. In 2024 zijn naast het videoarchief ook een dertigtal recent geacquireerde films in hoge kwaliteit op 4K gescand. Hiertussen bevindt zich uniek beeldmateriaal van de bevrijding van Assen in 1945 en films van een Joodse familie van voor en tijdens de Tweede Wereldoorlog. Hierbij maken we gebruik van scanapparatuur bij onze collega’s van het Fries Filmarchief in Leeuwarden. Dit omdat het Drents Archief zelf nog geen eigen mogelijkheid tot scannen heeft. De mogelijkheden voor aanschaf van een filmscanner zijn in het afgelopen jaar verkend.
