5. Paragrafen

Ontwikkeling medewerkers 

Onze medewerkers zijn ook in 2023 gestimuleerd om te werken aan hun professionele ontwikkeling. Medewerkers hebben individueel of in groepsverband diverse trainingen en/of opleidingen gevolgd.  

Aan de workshop Omgaan met geëmotioneerde bezoekers, die is gegeven door het ARQ kenniscentrum Oorlog, Vervolging en Geweld, hebben naast onze medewerkers ook vrijwilligers deelgenomen. De achtergrond van het aanbieden van deze workshop is dat bezoekers emotioneel kunnen reageren bij het inzien en lezen van documenten die op hun familie betrekking hebben, iets wat sinds de openbaarheid van WOII-archieven vaker voorkomt.  
 
Dit jaar is verder uitvoering gegeven aan het in 2021 gestarte project Procesgericht samenwerken. De procesbegeleiding vanuit de externe organisatie is overgedragen aan de projectleider van het Drents Archief. Het Nationaal Archief biedt workshops aan die het procesgericht samenwerken bevorderen. Om die reden wil zij het Drents Archief daarbij graag als test-case benutten. Zo is het idee geboren om met het Nationaal Archief een workshop te organiseren met als onderwerp het digitaal beschikbaar stellen van fysiek materiaal. Een aantal medewerkers is vanuit hun specifieke rol en kennis uitgenodigd om aan deze workshop deel te nemen. De resultaten van de workshop worden in de organisatie gedeeld. Het vervolg van het traject in 2024 wordt bepaald aan de hand van de evaluaties van de workshop.

Ziekteverzuim en arbo

Het gemiddelde ziekteverzuim is in 2023 ten opzichte van 2022 gedaald van 5,7% naar 3,4%. Het ziekteverzuimpercentage in 2022 was het gevolg van lang (gedeeltelijk) verzuim van twee medewerkers. In 2023 is dit nog op één medewerker van toepassing. In de gezamenlijkheid van werknemer, bedrijfsarts, arbeidsdeskundige en werkgever zijn stappen gezet in het kader van de re-integratie. Het gemiddelde aantal ziekmeldingen laat een daling zien van 1,52 in 2022 naar 1,28 in 2023. 
 
De medewerkers werken deels thuis en deels op het kantoor. Dit stelt eisen aan de arbeidsomstandigheden op kantoor en thuis. Er is blijvend aandacht geweest voor de arbeidsomstandigheden. De medewerker tevredenheid wordt sinds eind 2020 continu gemeten via de FRANK-app. De uitkomsten worden op organisatie- en afdelingsniveau gemonitord en geëvalueerd. 85% van de medewerkers heeft de app gedownload. De indicator werkbeleving op organisatieniveau wordt gewaardeerd met 7.0. Van de medewerkers voelt 60% zich vitaal/energiek. De actuele scores en de trends, sinds de start van FRANK, zijn in een medewerkersbijeenkomst besproken.

CAO Rijk

Vooruitlopend op de aanstaande uittreding van het Rijk is aan een externe organisatie de opdracht verstrekt voor het opstellen van de vergelijking tussen de cao Rijk en andere cao's van potentiële nieuwe toetreders tot de GR zoals Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (SGO), provinciale sector en waterschappen. Daarnaast zijn voorbereidingen getroffen voor een herwaarderingstraject van functies op basis van FUWASYS (het functiewaarderingssysteem van het Rijk) dat in het vierde kwartaal van 2023 is gestart.

Vertrouwenspersoon

Het Drents Archief heeft in de Gedragscode integriteit Drents Archief een aantal zaken vastgelegd, onder meer over ongewenste omgangsvormen. Medewerkers en vrijwilligers kunnen incidenten melden bij een externe vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon rapporteert in het jaarverslag 2023 dat er geen klachten of meldingen zijn geweest

Ondernemingsraad

Hoewel een ondernemingsraad (OR) voor een organisatie van minder dan 50 medewerkers niet verplicht is, heeft het Drents Archief wel voor de instelling van een OR gekozen. Aan het begin van het jaar trad één van de leden van de ondernemingsraad uit dienst en heeft kort daarna een medewerker tijdelijk de vacante plek ingevuld. Tegelijk is een procedure opgestart voor OR-verkiezingen, waarvoor twee medewerkers zich als kandidaat hebben gemeld. Doordat een zittend OR-lid besloot om te stoppen met het OR-werk, werden beide kandidaten automatisch lid. Vanaf september is de OR daarmee weer op sterkte. Er vonden in het verslagjaar drie overlegvergaderingen van de OR met de bestuurder plaats. Daarin is o.a. het functieherwaarderingstraject besproken.

Met ingang van 2019 is het onderhoud van het pand aan de Brink 4 te Assen overgedragen van het Rijksvastgoedbeheer (RVB) aan het Drents Archief.  Dit was eerst als pilot voor de duur van drie jaar. In 2021 is een evaluatie hiervan gedaan. Besluitvorming naar aanleiding van de evaluatie liet op zich wachten, maar dit wordt in 2024 weer opgepakt en afgerond. Door de overheveling is er een voorziening voor groot onderhoud getroffen. Het doel van deze voorziening is de kosten van het groot onderhoud evenredig over de jaren te kunnen verdelen. Aan deze voorziening ligt een meerjarenonderhoudsplanning ten grondslag. De dotatie aan de voorziening wordt bepaald aan de hand van deze mjop. In 2023 was de dotatie € 95.000,-. Het totaalbedrag van de voorziening was aan het einde van het jaar € 462.823,-.   

De reguliere onderhoudswerkzaamheden aan het pand en de installaties zijn in 2023 conform planning uitgevoerd. Op het gebied van duurzaamheid zijn, samen met de andere RHC’s en de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed, stappen gezet richting een betere klimaatbeheersing van onze depots, met als trigger het terugdringen van de energierekening. In één van de depots aan de Brink is geëxperimenteerd met het mondjesmaat uitzetten van de klimatisering ‘s nachts. Door continu te monitoren is gekeken naar de effecten ervan op de temperatuur en het relatieve ruimtevocht in het depot. De effecten bleken minimaal, waarna deze instellingen ook stapsgewijs zijn toegepast op de andere twee depots. De klimatisering staat nu buiten kantoortijden (van 19.00 tot 07.00 uur) op non-actief. Tijdens deze uren daalt het energieverbruik met ca. 75%, wat een besparing van ca. 150 KWh per nacht opbrengt. Dit is terug te zien in het jaarlijks energieverbruik: was het verbruik in 2020 nog totaal 199.158 KWh, in 2023 is dit teruggebracht naar 140.169 KWh. 

In 2023 heeft het Drents Archief geïnvesteerd in een nieuwe inrichting van de back-up. De interne disk voor de back-up is vervangen door een externe offsite tape back-up. Deze back-up methode is ingezet voor alle op locatie aanwezige archiefdata. Het gaat hierbij om alle gedigitaliseerde scans, films en foto’s van de online collectie. Back-up- én archiefdata zijn offsite het best beveiligd, om de simpele reden dat deze archiefdata dan niet ongeoorloofd beschadigd kunnen raken door ransomware, hackers of sabotage. Daarnaast is deze methode duurzamer. Uiteraard kunnen data ook per ongeluk beschadigd worden, bijvoorbeeld door een foutieve handeling. Deze laatste wijze heeft geen extra beveiliging nodig, omdat hiervoor juist de back-up is bedoeld. 

Daarnaast zijn we in 2023 samen met Het Drentse Landschap gestart met de werkgroep MS365. Deze werkgroep buigt zich over gebruikersregels, instructies en werkprocessen binnen het MS365 platform, om zo gezamenlijk efficiencyvoordelen en een slimme en eenduidige werkwijze te kunnen behalen. 

Binnen de bedrijfsvoering wordt gebruik gemaakt van het softwarepakket AFAS. Ook in 2023 is flink gewerkt aan de inrichting en implementatie van de diverse onderdelen van AFAS binnen het Drents Archief. Zo is per 1 januari 2023 AFAS-HR geïmplementeerd. De salarisverwerking, de (verlof)urenregistratie en de verzuimregistratie worden sindsdien via dit systeem geregeld. Ook de meeste personele declaraties worden via Afas afgehandeld. Vaak begeleid door diverse ingerichte workflows. De HRM inrichting is verder uitgebreid en ingericht met bijvoorbeeld een self service keuzebudget-portaal. Verder is de contractenmodule ingericht, is de CRM-module ingericht en voor het e-depot in gebruik genomen en is er een documentenopslag functionaliteit ontwikkeld voor lang te bewaren AFAS-HR en te archiveren documenten. 

Weerstandsvermogen 

De weerstandscapaciteit bestaat uit de financiële middelen en mogelijkheden om onverwachte, niet begrote kosten te kunnen dekken. Als weerstandsvermogen wordt een algemene reserve aangehouden. Eind 2023 is de stand van het eigen vermogen (exclusief de bestemmingsreserves) € 157.736,-. Het vermogen van het Drents Archief mag op grond van de Gemeenschappelijke Regeling niet groter zijn dan 10% van de gezamenlijke bijdragen van de partners van dat jaar, tenzij deze gezamenlijk een ander percentage vaststellen. Het eigen vermogen (exclusief bestemmingsreserves) is aan het eind van dit verslagjaar 6,7% van de gezamenlijke bijdragen. Dit biedt het Drents Archief de mogelijkheid om kleine risico’s op te kunnen vangen.

Risicobeleid

Om risico’s binnen het Drents Archief zo goed mogelijk te beheersen is een risicobeleid opgesteld. Via de planning- en controlcyclus worden bij het opstellen van de tussentijdse rapportages eventuele risico’s per onderdeel in beeld gebracht. Dit is een continu proces, waarbij eventuele risico’s geïdentificeerd en op waarde geschat worden. Daarbij worden de kansen op en de gevolgen van risico’s in kaart gebracht net als de maatregelen om die risico’s zoveel mogelijk te verminderen. Daarnaast worden bij de aansturing van alle (lopende) projecten de projectrisico’s met hun (financiële) consequenties in kaart gebracht. Binnen deze projectmethodiek worden de risico’s bewaakt. Ook wordt jaarlijks door het managementteam een risico-inventarisatie uitgevoerd.

Risico-inventarisatie

Onderstaande risico-inventarisatie bestaat uit een matrix met de inschatting van risicovolle ontwikkelingen en de interne beheersing daarvan. De risico’s die in dit model worden benoemd zijn relevant voor het weerstandsvermogen. Deze zijn niet op een andere manier te ondervangen (bijvoorbeeld door het afsluiten van een verzekering of het instellen van een voorziening) en kunnen een financieel nadelig gevolg hebben. Doen deze risico’s zich voor, dan dienen ze te worden opgevangen via het weerstandsvermogen. 

Hoog risico met minder interne beheersing 
De energieprijzen zijn de afgelopen tijd sterk gestegen. Ook voor het Drents Archief is dit relevant. Het monumentale pand aan de Brink is moeilijk te verduurzamen. Daar waar mogelijk worden maatregelen getroffen om energie te besparen, maar deze zijn beperkt. Dit brengt een financieel risico met zich mee.    

Laag risico met minder interne beheersing 
Het Drents Archief heeft de basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ingericht. Echter een volledige inrichting en gestructureerde werkwijze vergen meer van de organisatie. We zoeken hierbij (vanwege de benodigde vakinhoudelijke kennis) nadrukkelijk de samenwerking op met andere RHC's. De kans op een incident is niet groot en goed beheersbaar, maar het risico op met name reputatieschade is wel aanwezig.  

Eén van de kerndoelen is het aanbod van diverse educatieve programma’s aan leerlingen uit diverse doelgroepen. Het blijkt lastig om het aantal boekingen voor deze programma’s weer op het peil van vóór corona te krijgen. Ondanks de acties kan het gevolg zijn dat dit niet gaat lukken en daarmee is er een gering financieel risico en risico op reputatieschade, omdat een kerndoel van de organisatie niet behaald wordt.    

Laag risico met goede interne beheersing 
De ontwikkelingen op het gebied van ICT gaan snel. Hoewel er de afgelopen jaren binnen onze organisatie veel verbeteringen zijn gedaan op het gebied van ICT (beveiliging, back-up, website etc.) brengt dit ook weer nieuwe (tactische) risico’s met zich mee. Door toenemende afhankelijkheid van digitale systemen komen bij uitval hiervan onze processen in gevaar. Dit kan een grote impact hebben. Het is belangrijk om hierop voorbereid te zijn. Dienstverlening via onze e-depotvoorziening aan andere (overheids)instellingen stelt hoge eisen aan onze databeveiliging. Mede via maatregelen van onze e-depotleverancier zijn de risico’s beheersbaar. 

In 2019 werd duidelijk dat het Rijk in 2024 uit de Gemeenschappelijke Regelingen (GR) met de RHC’s zal stappen. Na uittreding van het Rijk blijven de RHC’s beheerder van de analoge rijksarchieven, waarvoor een specifieke uitkering (SPUK) door het Rijk wordt verstrekt die gelijk zal zijn aan de bijdrage die de RHC’s momenteel als structurele partnerbijdrage van het Rijk ontvangen. Voorwaarde daarbij is dat de rijksarchieftaak wordt gedelegeerd aan een bestuursvorm zoals in de nieuwe Archiefwet wordt vastgelegd. Voortzetting van de GR is één van de opties. Voor het Drents Archief betekent dit dat naast de gemeente Assen minimaal een tweede GR-partner gevonden moet worden om de GR in stand te kunnen houden. In 2023 heeft het Waterschap Drents Overijsselse Delta te kennen gegeven toe te willen treden tot de GR en daarmee is aan die voorwaarde voldaan. Daarnaast is de verwachting dat in februari 2024 een bestuursovereenkomst tussen RHC's en OCW ondertekend zal worden. Dit convenant is een belangrijke voorwaarde voor nieuwe toetreders tot de GR, omdat daarin de langdurige (financiële) afspraken met OCW worden vastgelegd. Door beide ontwikkelingen is dit strategische risico verder verkleind.

Toename van zakelijke dienstverlening zorgt voor groei van de organisatie. In de huidige arbeidsmarkt worden we steeds vaker geconfronteerd met moeilijk te vervullen vacatures, zeker als het gaat om specifieke functies. Er is een risico dat dienstverlening in gevaar komt wanneer functies niet tijdig vervuld worden, of dat er hogere kosten gemaakt moeten worden voor werving en selectie of externe inhuur (financieel risico).   

De netto schuld geeft het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen weer. Het geeft een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Normaal gesproken ligt de netto schuldquote tussen 0 en 90% (landelijk gehanteerde richtlijn). Als de netto schuldquote tussen de 100 en 130% ligt, is de schuld hoog. Bij het Drents Archief is de netto schuldquote laag (negatief). Dit betekent dat ten opzichte van zijn inkomsten het Drents Archief meer dan voldoende ruimte heeft om schulden aan te gaan.  

De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin de organisatie in staat is om aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hierbij wordt het eigen vermogen (de algemene reserve) uitgedrukt in een percentage van het balanstotaal. Hoe hoger de solvabiliteitsratio, hoe hoger de weerstand. De ratio van het Drents Archief is licht afgenomen ten opzichte van vorig jaar van 11,0% naar 10,2%. De meeste organisaties beschouwen een uitkomst van een solvabiliteit tussen de 25% en 40% als goed. Dergelijke hoge percentages zijn voor het Drents Archief niet haalbaar vanwege de maximaal toegestane hoogte van de algemene reserve.  

Voor de beoordeling van de financiële positie is het ook van belang te kijken naar de structurele exploitatieruimte. Dit cijfer beoordeelt welke structurele ruimte het Drents Archief heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Wanneer de structurele exploitatieruimte negatief is, betekent het dat het structurele deel van de begroting onvoldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen. Hoe hoger dit percentage, hoe beter. Ultimo 2023 is de structurele exploitatieruimte van het Drents Archief 0,4% en laat ten opzichte van vorig jaar een daling zien. Stijging van de structurele lasten, daling van de structurele baten en een licht negatief resultaat is hier de reden van. 

Lening

In 2005 is een lening ten bedrage van € 250.000,- tegen een rentepercentage van 3,99% met een looptijd van 20 jaar bij de Bank Nederlandse Gemeenten afgesloten ter financiering van de verrijdbare depotstellingen. De stand van de lening op 31 december 2023 is € 25.000,-. De looptijd is tot 2026.  

Financiering en liquiditeit

Het vastgestelde treasurystatuut vormt de leidraad voor wat betreft het financieringsbeleid. Hierin is in 2023 niets gewijzigd. De liquiditeitsbegroting wordt periodiek geactualiseerd. Met de invoering van het schatkistbankieren eind 2013 dienen wij, net als alle andere lokale overheden, onze overtollige middelen (boven het drempelbedrag) naar een gereserveerde rekening bij de BNG over te boeken. Per 1 juli 2021 is het drempelbedrag verhoogd van € 250.000,- naar € 1.000.000,-. Uit deze overtollige middelen voorziet het Rijk zich in een deel van haar financieringsbehoefte.

Kasgeldlimiet en renterisiconorm

Een belangrijk uitgangspunt van de wet Fido is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten van openbare lichamen. Om een grens te stellen aan kortlopende financiering is in de wet Fido de kasgeldlimiet opgenomen. De kasgeldlimiet wordt bepaald door het begrotingstotaal bij aanvang van het jaar te vermenigvuldigen met een bij ministeriële regeling vastgesteld percentage van 8,2%. In 2023 is het Drents Archief ruim binnen de kasgeldlimiet gebleven.  

Ook voor de renterisico’s van vaste schuld is in de wet Fido een norm gesteld. Deze renterisiconorm bedraagt 20% van het begrotingstotaal. Het doel van deze norm is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten, welke consequenties kunnen hebben voor de financiële positie. Het Drents Archief is in 2023 ruim onder de renterisiconorm gebleven.

Het Drents Archief heeft op 31 december 2023 een bestuurlijk belang in de volgende verbonden partijen: 

• Stichting Vrienden van het Drents Archief (directeur is bestuurslid); 
• Stichting Nieuwe Drentse Volksalmanak (directeur is voorzitter); 
• Stichting De Milly van Heiden Reinestein (directeur is bestuurslid en medewerker is penningmeester). 

Het Drents Archief is lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie KVAN (waarvan de directeur van het Drents Archief penningmeester is) waaraan uiteraard contributieverplichtingen zijn verbonden.