6. Jaarrekening

Structurele baten
De structurele baten zijn hoger dan begroot. De indexering van de partnerbijdragen in het verslagjaar is hoger dan begroot (8,0% in plaats van 2%).  

Overige opbrengsten 
De hogere opbrengst bij projecten compenseren de lagere opbrengsten bij Publieksactiviteiten (zoals de groepsbezoeken, het historisch vergaderen en educatie).   

Personeelskosten 
De salarislasten van vast personeel zijn in 2023 hoger dan vooraf begroot. De vaste formatie is opgehoogd met 2 fte om te kunnen voldoen aan gestelde eisen; deze zijn ingezet voor behoudswerkzaamheden en inventarisatie. Daarnaast zijn er twee tijdelijke medewerkers aangenomen voor projectwerkzaamheden. De salarisstijgingen vanuit de cao zijn hoger dan in de begroting waren opgenomen. Ook de dotatie aan de voorziening voor verlofsparen was niet begroot. In de cao 2022 is de regeling voor IKB en verlofsparen uitgebreid. Deze voorziening is ter dekking van kosten voortkomend uit het opnemen van dit verlof door medewerkers.   

Directe kosten 
De directe kosten zijn lager doordat er nog weinig kosten gemaakt zijn voor aanpassingen van de publieksruimte, zoals de entree en de kloostergang. Ook in de Digilounge en educatiekelder is vernieuwing nodig en begroot. De nodige voorbereidingen op dit vlak, zoals het aanstellen van een projectleider, het instellen van een werkgroep en oriëntatie zijn gedaan; de uitvoering en navenante kosten volgen vanaf 2024.  

Indirecte kosten 
De indirecte kosten zijn hoger dan begroot door met name tariefstijgingen, vooral bij de kosten van ICT en energie. Door uitbreiding in personeel stijgen ook andere kosten, zoals het licentiegebruik en support. De kosten van afschrijvingen zijn lager dan begroot omdat de investeringen in DAVA-apparatuur en back-up pas gedurende het jaar zijn gedaan. Daarnaast zijn enkele investeringen in de publieksruimte uitgesteld, omdat deze meegenomen worden in een project dat in 2024 van start gaat.  

Diverse baten en lasten 
Deze post is hoger dan begroot doordat er sinds 2023 weer rente berekend wordt op de spaarrekening, deze was niet begroot. Ook de teruggave van betaalde btw over het jaar 2022 viel hoger uit dan in de begroting opgenomen. 

In 2023 is geïnvesteerd in vernieuwing van de back-up omgeving. Daarnaast zijn de complete DAVA-werkstations vervangen. De afgelopen jaren was weinig onderhoud gepleegd of vervangen, waardoor deze investering in de gespecialiseerde filmapparatuur noodzakelijk was. Ten opzichte van de investeringsbegroting zijn de investeringen in de herinrichting van de publieksruimte uitgesteld; deze worden meegenomen in het project herinrichting, welke in 2024 van start gaat. De afschrijvingstermijnen van de MVA die gehanteerd worden zijn: inventaris en bedrijfsinrichting 10 jaar, IT/ICT 3-5 jaar, depotinrichting 15-25 jaar en inrichting publieksruimte 10 jaar.  

Uitzettingen in Rijks schatkist
In het kader van schatkistbankieren houdt het Drents Archief een rekening aan bij de BNG. 

Toegekende subsidie Drentse soldaten in de Grande Armée 
Het project Drentse soldaten in de Grande Armee is in 2021 opgestart en bevindt zich in de uitvoerende fase. Een aantal organisaties heeft hiervoor een bijdrage toegezegd. In 2023 is door het Dutch Culture Matching Fund een bijdrage toegekend.  

Toegekende subsidie Erfgoedstarter 
Het Mondriaanfonds heeft een subsidie toegekend voor het in dienst nemen van een Erfgoedstarter. Deze starter op de arbeidsmarkt wordt binnen de organisatie de mogelijkheid geboden om relevante werkervaring op te doen.  

Toegekende subsidie Tweede Wereldoorlog 
Het project WO2 is in 2019 gestart en in 2023 afgerond. Een groot aantal organisaties heeft daarvoor een bijdrage toegezegd. De bijdrage van het Fonds voor Cultuurparticipatie wordt ontvangen wanneer de eindverantwoording is ingediend. Daarvoor moet een bepaald aantal leerlingen het programma hebben gevolgd. Vanwege corona ligt dit achter op schema, maar zal uiterlijk 2024 behaald zijn.   

Toegekende subsidie ontsluiting BP-archief 
Voor de ontsluiting van het Badan Persatuan-archief (BP) heeft het Drents Archief in 2022 een subsidie ontvangen van het ministerie van VWS (subsidieregeling collectieve erkenning Indisch en Moluks Nederland). Dit project loopt van 2022 tot en met 2025. Een deel van deze middelen is reeds ontvangen. Het restant zal de komende jaren bevoorschot worden. 

Drentse soldaten in de Grande Armee 
In 2022 is er subsidie geworven om dit internationale project in samenwerking met Garage TDI, Chronoscoop film, de Rijksuniversiteit Groningen en partners in België en Frankrijk uit te gaan voeren. De provincie Drenthe, de gemeente Assen, Zabawas, het Hendrik Mullerfonds, het Claas van Gorcumfonds en het Dutch Culture Matching Fund hebben een bijdrage hiervoor toegekend. In 2023 is gestart met de documentaire, het boek en een educatief project.    

Ontsluiting BP-archief 
In 2022 heeft het Drents Archief een subsidie ontvangen van het ministerie van VWS in het kader van de subsidieregeling collectieve erkenning Indisch en Moluks Nederland. Deze subsidie is bestemd voor de ontsluiting van het Badan Persatuan-archief (BP). In 2023 is iemand gevonden die het Maleis beheerst en kan helpen bij de inventarisatie van het archief, waardoor het project van start kon gaan. 

Koloniën van Weldadigheid 
De provincie Drenthe heeft subsidie toegekend voor Verhalen uit de Koloniën, waarbij informatie van schrijver Wil Schackmann over de Koloniën van Weldadigheid gebruikt wordt (website, podcast). In 2023 is een medewerker aangetrokken die met dit project aan de slag is gegaan.  

Mediawijs met Sigismund  
Voor de vernieuwing van de educatiekelder en een bijbehorend nieuw lesprogramma heeft de provincie Drenthe projectsubsidie toegekend. Dit project kent enige vertraging in verband met wisseling in projectleiding en moeizame fondsenwerving. In 2023 is het weer opgepakt. Er is bij collega-instellingen georiënteerd op mogelijke nieuwe invulling van de educatieruimte en er zijn gesprekken gevoerd met ontwikkelaars. 

Erfgoedstarter 
Het Mondriaanfonds heeft in 2023 een subsidie toegekend voor het in dienst nemen van een Erfgoedstarter. Deze starter op de arbeidsmarkt wordt binnen de organisatie de mogelijkheid geboden om relevante werkervaring op te doen.  

Het Verhaal van Drenthe 
Dit betreft subsidie die is toegekend door de provincie Drenthe voor uitbreiding van geheugenvandrenthe.nl. In de verslagperiode is vooral gewerkt aan planvorming voor digitalisering van de tijdschriften van historische verenigingen in Drenthe en plaatsing op geheugenvandrenthe.nl.  

Tweede Wereldoorlog 
In 2019 is gestart met het project WO2. Dit project bestaat uit diverse onderdelen, zoals diverse publieksactiviteiten, het produceren van twee podcasts, WO2 in 50 foto’s en een vernieuwend educatieproject. Diverse organisaties en fondsen droegen hieraan bij. In 2023 zijn de laatste verbeteringen aan het educatieprogramma Het oorlogsdagboek van Drenthe gedaan. Het project is daarmee afgerond. 

Leven in Assen tijdens de oorlog 
In 2021 is subsidie ontvangen van het Mondriaanfonds voor het digitaliseren en ontsluiten van diverse bronnen die informatie geven over het dagelijkse leven in de oorlog in Assen. In 2023 is het laatste deel van deze subsidie aangewend. 

Webapplicatie Koloniewoningen 
Voor de ontwikkeling van een webapplicatie Koloniewoningen heeft de provincie Drenthe subsidie toegekend. De voorbereiding en eerste opzet is in 2022 gedaan, in 2023 is dit project opgeleverd.   

Provinciale fotodienst 
In 2022 is subsidie ontvangen van de provincie Drenthe voor het tweede deel van het ontsluiten van het provinciaal fotoarchief. Dit bedrag is in 2023 volledig aangewend.  

Personele kosten 
In 2020 is een arbeidstraject met een medewerker afgerond. Deze voorziening is getroffen om de kosten van de afgesloten overeenkomst en uitkeringen te kunnen dekken. Wegens ziekte zijn er in 2023 geen onttrekkingen geweest.  

Transitiegelden OCW 
Vanaf 2022 worden er door het ministerie van OCW jaarlijks extra middelen ter beschikking gesteld aan alle RHC’s die zij kunnen aanwenden voor versterking van de digitale archieffunctie. Dit omdat de RHC’s vanwege de aanstaande uittreding van het Rijk geen gebruik meer kunnen maken van de e-depotvoorziening van het Nationaal Archief. Deze middelen worden gedoteerd aan een voorziening transitiekosten. Deze voorziening zal gebruikt worden om de komende jaren diverse zaken op het gebied van e-depot, e-producten, e-diensten en digitalisering te bekostigen. Na vijf jaar stopt deze overbruggingstoelage.  

Spaarverlof 
De regeling voor IKB en verlofsparen zijn in de cao 2022 van het Rijk uitgebreid. De medewerker heeft de mogelijkheid om meer en langer te sparen. Dit kan oplopen tot maximaal 3600 uren verlof. Deze uren verjaren niet. De dotatie aan de voorziening spaarverlof is ter dekking van kosten voortkomend uit het opnemen van dit verlof door medewerkers.   

Groot onderhoud 
Met ingang van 2019 is het onderhoud van het pand aan de Brink 4 te Assen overgedragen van het Rijksvastgoedbeheer (RVB) aan het Drents Archief.  Dit was eerst als pilot voor de duur van drie jaar. In 2021 is een evaluatie hiervan gedaan. Besluitvorming naar aanleiding van de evaluatie liet op zich wachten, maar dit wordt in 2024 weer opgepakt en afgerond. Door de overheveling is er een voorziening voor groot onderhoud getroffen. Het doel van deze voorziening is de kosten van het groot onderhoud evenredig over de jaren te kunnen verdelen. Aan deze voorziening ligt een meerjarenonderhoudsplanning ten grondslag.  

Niet in de balans opgenomen verplichtingen 
Er zijn meerjarige contracten afgesloten voor energie-inkoop, licentie-overeenkomsten voor software, leasecontracten voor kopieer- en printapparatuur en het huurcontract voor het pand te Assen tussen het Rijksvastgoedbedrijf en het Drents Archief. 

Gebeurtenissen na balansdatum 
Niet van toepassing.

Directe kosten 
De kosten van collectie & archieven en digitale diensten zijn hoger dan begroot. De kosten van software (voor onder andere onze collectiebeheersystemen) waren hoger dan begroot; met name tariefstijgingen bij de leveranciers en uitbreiding in aantal gebruikers zijn hier de reden van. Daarnaast was er in de begroting geen rekening meer gehouden met kosten voor AlleDrenten.nl. Deze database wordt geïntegreerd in onze vernieuwde website, maar hierbij lopen we tegen onvoorziene problemen in functionaliteit van de website aan waardoor het meer tijd kost om dit goed te regelen.  

Ook de forse opknapbeurt van alle DAVA-apparatuur vanwege achterstallig onderhoud zorgt voor een opdruk van de kosten.  

In 2022 is gestart met de restauratie van een groot aantal bijzondere atlassen en boeken uit onze bibliotheek. Dit zorgt voor een toename van de bibliotheekkosten. Hiertegenover staat een bijdrage van de stichting Boek en Wurm.  

De geplande aanpassingen in het kader van de doorontwikkeling Drents Archief 3.0 zijn het afgelopen jaar voorbereid. Het gaat om aanpassingen in de publieksruimtes, zoals de entree, Digilounge, educatieruimte en de Kloostergang. Na deze aanpassingen moeten bezoekers nog meer verleid worden binnen te komen en de Digilounge te bezoeken. De Kloostergang kan beter benut worden door een andere indeling en verbetering van de akoestiek. Ook de educatieruimte (Sigismund kelder) is na twaalf jaar intensief gebruik toe aan een update. Deze update zal worden ingebed in een nieuw educatieprogramma Mediawijs met Sigismund, wat zich richt op het belang van het omgaan met en bewaren van digitale informatie. De uitvoering en kosten vinden vanaf 2024 plaats.  

Indirecte kosten 
De huisvestingskosten liggen hoger dan de begroting en vorig jaar. De kosten van energie zijn fors gestegen (80% ten opzichte van begroting en vorig jaar). Er is enerzijds sprake van hogere kosten per m3/kW. Tevens is per 1 januari 2023 de btw op energie weer terug naar 21%. Hiermee is in de begroting geen rekening gehouden, waardoor de huisvestingkosten nu veel hoger uitkomen.  

De dotaties aan de voorzieningen groot onderhoud en transitiekosten OCW zijn conform begroting. Aan de voorziening groot onderhoud ligt het meerjarenonderhoudsplan ten grondslag, welke de basis is voor de dotatie. Deze is vorig jaar bijgesteld. De voorziening transitiekosten OCW is vanaf begin 2022 getroffen. Deze dekt de toenemende kosten op het gebied van e-depot, e-producten en e-diensten en digitalisering de komende jaren. We ontvangen hiervoor tijdelijk extra middelen van het Rijk. 

De kosten van ICT zijn hoger dan begroot. Dit heeft te maken met tariefstijgingen bij leveranciers en uitbreiding van medewerkers (en navenant licenties en werkplek inrichting). Daarnaast is er door de gepleegde investeringen in DAVA en de back-up extra ICT-support geweest in 2023.  

De organisatiekosten zijn lager dan begroot. De externe inhuur voor juridische ondersteuning op het gebied van e-depot en voor het automatiseren en optimaliseren van diverse processen in de organisatie konden ten laste van de voorziening Transitiekosten OCW gebracht worden.  

De kapitaallasten zijn lager dan begroot. De geplande investeringen zijn later in het jaar uitgevoerd.  De investeringen in de publieksruimte worden uitgesteld, deze worden meegenomen in het project van de herinrichting van de publieksruimte. In 2023 is hiervoor een nieuwe projectleider aangetrokken. Aan de hand van de uitkomsten van het project zal hiervoor een (aangepaste) investeringsbegroting opgesteld worden. Beide zorgen voor een daling bij de afschrijvingslasten in 2023.  

Diverse baten en lasten 
Deze post is hoger dan begroot doordat de berekening van de teruggaaf van betaalde btw over het jaar 2022 hoger uitkwam. Deze post wordt behoudend begroot. Daarnaast ontvingen we in 2023 voor het eerst in jaren weer rente op de spaarrekeningen.  

Met ingang van boekjaar 2023 dient het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) zelf verantwoording af te leggen aan het algemeen bestuur over het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, dat wil zeggen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving. Door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording verschuift de verantwoordelijkheid voor het rapporteren over de rechtmatigheid van de jaarrekening van de externe accountant naar het bestuur. In deze paragraaf wordt dit onderdeel nader toegelicht.

In de bestuursvergadering van 8 december 2023 is voorgesteld om de verantwoordingsgrens op 3% te stellen. Voor het beoordelen van de rechtmatigheid binnen RHC Drents Archief is daarnaast het normenkader geformuleerd: aan welke geldende (financiële) wet- en regelgeving moet voldaan worden. Voor het beoordelen van de rechtmatigheid van 2023 is aangegeven welke interne en externe regelgeving van toepassing is voor de financiële beheersmaatregelen en in welke mate dit is. Er is aangegeven welke regelgeving meegenomen is in de toetsing en welke niet getoetst is. 2023 is het eerste jaar voor de rechtmatigheidsverantwoording. Primair is in 2023 de focus gelegd op de opzet en het bestaan van de huidige interne beheersingsmaatregelen. Aan de hand van de bevindingen van deze procesgerichte controles zullen waar nodig verbetervoorstellen voor het komende jaar worden toegepast. 

Voor wat betreft een deel van de regelgeving geldt dat deze niet meegenomen is in de toetsing van dit jaar. Dit heeft te maken met de grootte van de organisatie, waardoor er momenteel geen mogelijkheid is voor een volledig onafhankelijke control-functie. Het vergt meer tijd, middelen en mensen om dit gestructureerd uit te voeren. Daarnaast zijn een aantal regelingen gedateerd en dienen geüpdatet te worden. Voor deze normen geldt dat de rechtmatigheid niet kan worden vastgesteld. Dit geldt voor de interne regelgeving: het Bestuursreglement, de Mandaatregeling, het Mandaatbesluit financiële lening, de Nota reserves en voorzieningen, de Bruikleenovereenkomst (personeel) en het handboek AO. Voor de externe regelgeving gaat het om Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr), de Archiefwet, Handboek financiële verantwoording Rijksarchieven, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO),  Fiscale- en sociale wetgeving, Wet Werk en Zekerheid, Wet Arbeidsmarkt in balans (WAB), Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (WNRA), Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), Wet Markt en Overheid en de Wet op het BTW-compensatiefonds. 

Interne regelgeving die wel getoetst is betreft de Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief, Regeling vacatiegelden bestuur, Financiële verordening, Inkoopvoorwaarden RHC Drents Archief, Treasurystatuut, Notitie financiële richtlijnen m.b.t. verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij bestellingen en aangaan van verplichtingen. Voor wat betreft externe regelgeving gaat het om Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), Collectieve Arbeidsvoorwaarden Rijk (CAO), Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT), Aanbestedingswet 2012, Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) en Schatkistbankieren. Bij deze toetsing geldt dat niet alle regelgeving volledig getoetst kon worden. Dat betekent dat de rechtmatigheid voor deze normen ook niet volledig zijn vastgesteld. 

Er zijn onrechtmatigheden geconstateerd. De geconstateerde afwijkingen betreft het begrotingscriterium. Er zijn afwijkingen geconstateerd ten aanzien van het overschrijden van het jaarlijks budget. In de jaarrekening 2023 is een overschrijding geconstateerd van €52.454 ten opzichte van de controlegrens (€87.320). De overschrijding is veroorzaakt door extra personele inzet ten opzichte van de begroting 2023. Daarnaast was er in 2023 stijging van kosten door tariefstijgingen. Met de rechtmatigheidscontrole door Drents Archief voor de jaarrekening 2023 is voldaan aan de verplichting voor een eigen controle op dit gebied.