2. Informatiefunctie​

Overgebrachte archieven van de gemeente Assen worden door het Drents Archief beheerd. In 2023 is ruimte gemaakt in de depots van het Drents Archief, zodat de op termijn over te brengen archieven ook in beheer kunnen worden genomen. De depots voldoen aan de klimaateisen die gelden voor de bewaring van analoge (papieren) archieven. De temperatuur en relatieve luchtvochtigheid worden constant gemonitord. Qua klimaatbeheersing werken we mee aan een pilot van het Nationaal Archief om op een duurzamere manier invulling te geven aan de klimaatbeheersing. In 2024 verwachten we de eerste onderzoeksresultaten.  

Voor het in 2023 beschikbaar stellen van 2624 Asser archiefstukken aan burgers, bedrijven en gemeenteambtenaren, beschikt het Drents Archief over een goed uitgeruste Studiezaal. In de regel zijn tijdens openingstijden twee medewerkers aanwezig voor hulp en toezicht. De overgebrachte bouwdossiers van de gemeente Assen worden op dit moment nabewerkt. De materiële staat van deze dossiers liet te wensen over, evenals de toegankelijkheid. In 2023 hebben we een aantal collecties geacquireerd, waarmee we het verhaal van Assen door de eeuwen heen goed kunnen blijven vertellen. 

Op dinsdag 21 november 2023 vond de formele overdracht plaats van het archief van de Maatschappij van Weldadigheid uit de jaren 1859 – 1972. Dit archief is al sinds 1985 in beheer van het Drents Archief, nu is het formeel aan ons geschonken en aan de rijkscollectie toegevoegd. Dit biedt meer kansen tot grootschalige digitalisering vanuit het Rijk waardoor we toegankelijkheid en het bereik van de collectie duurzaam kunnen vergroten. Na digitalisering wordt het archief beter doorzoekbaar en kan er bijvoorbeeld in de nabije toekomst met behulp van handschriftherkenning diagonaal door de archieven worden gezocht. Dit stimuleert niet alleen familieonderzoek maar biedt ook de wetenschap meer mogelijkheden. Daarnaast is de beschrijving van het laatste archiefblok van deze collectie afgerond. 

Gedurende het verslagjaar is opnieuw overleg gevoerd tussen RHC’s en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW) over de aankomende uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s. Met de gezamenlijke RHC’s is gewerkt aan een nieuwe modelregeling voor de gemeenschappelijke regelingen die voldoet aan de Wet Gemeenschappelijke Regelingen en die uitgaat van een uitgetreden Rijk.  

Na een zorgvuldig voortraject door de voorbereidingscommissie is een Bestuursconvenant opgesteld tussen OCW en de RHC’s waarin de uitgangspunten en afspraken rondom de uittreding zijn vastgelegd. Dit document, dat begin 2024 zal worden ondertekend door de Staatssecretaris van OCW en de bestuursvoorzitters, biedt extra zekerheid voor partijen die overwegen toe te treden tot de GR van een RHC. 

Aan het beheer van overgebrachte archiefbescheiden van de provincie Drenthe werd in 2023 uitvoering gegeven door het Drents Archief, onder verantwoordelijkheid van de provinciaal archivaris. Het beheer vindt plaats op basis van een dienstverleningsovereenkomst (DVO) waarin de onderlinge relaties nader zijn uitgewerkt. In de DVO zijn prestatie-indicatoren vastgesteld. Het aantal archiefbestanden dat het Drents Archief voor de provincie Drenthe beheert, is in 2023 niet gewijzigd. Het betreft 33 verschillende archiefbestanden met in totaal 32.985 inventarisnummers.  

Het Drents Audiovisueel Archief (DAVA) werd in het verslagjaar verder uitgebreid. Alle afbeeldingen zijn te raadplegen in de Digilounge van het Drents Archief. Het Drents Archief heeft ervoor gekozen maximaal in te steken op online toegankelijke afbeeldingen. Dit heeft een ingecalculeerd risico met betrekking tot het auteursrecht. Alle auteursrechtenvrije afbeeldingen zijn in ieder geval vrij toegankelijk via onze website.  

In 2023 zijn de controles op de materiële staat van de beheerde archieven voortgezet. De depots zijn in het verslagjaar viermaal opgeruimd en schoongemaakt. Iedere maand is via het collectiebehoudsplan een bestandsopname uitgevoerd. Daarnaast werden ook alle aangevraagde archiefbescheiden gecontroleerd voor en na gebruik op de Studiezaal. Het opnieuw verpakken van provinciale archiefbestanden die niet aan de eisen voldoen, is niet geheel volgens plan voortgezet door tijdelijke tekorten in de personeelsbezetting. In 2024 willen we de opgelopen achterstand volledig inhalen.  

In het afgelopen jaar heeft het Drents Archief ruimte gecreëerd in de depots. Voor de korte termijn biedt dit enige mogelijkheden voor het overbrengen van archieven. Voor de lange termijn blijven we in gezamenlijkheid met de provincie Drenthe op zoek naar mogelijkheden voor uitbreiding c.q. betere inzet van de depotcapaciteit in Drenthe.  

Het jaar 2023 markeerde het laatste volledige jaar van het e-depotproject. Tijdens de pilots in dit project werd onderzocht hoe het Drents Archief duurzame toegang tot digitale archieven van Drentse overheidsorganisaties kan faciliteren. Dit jaar zijn er pilots uitgevoerd met de deelnemende gemeenten en de provincie Drenthe en zijn voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd op het gebied van beleid en processen. Ook is de productieomgeving ingericht, deze staat sinds eind 2023 live en is toegankelijk voor publiek. Gemeenten en andere decentrale overheden zijn via nieuwsbrieven en informatiesessies op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen tijdens het project.  

 Zo rondden we met de provincie Drenthe een pilot af waarin we bestudeerden hoe geo-informatie duurzaam toegankelijk opgenomen kan worden in een e-depot. We keken welke bestandsformaten daarvoor het meest geschikt zijn en ook hoe kaarten aan publiek getoond kunnen worden na opname. In deze pilot is nauw samengewerkt met Geonovum, het expertisecentrum op gebied van geo-informatie in Nederland. Na afronding van deze pilot voerden wij nog twee pilots uit: we keken in hoeverre het e-depot voldoet aan de eisen van de provincie om de in het e-depot opgenomen informatie beschikbaar te stellen. In de laatste pilot werd geïnventariseerd in hoeverre het bij de provincie in gebruik zijnde documentmanagementsysteem DocBase voldoet aan de aansluitvoorwaarden (MDTO) van het Drents Archief.  

Met de gemeente Meppel ontwikkelden we een methode om de informatiehuishouding in kaart te brengen. Deze informatieplattegrond geeft aan waar welke 'lang te bewaren' informatie zich bevindt. Vervolgens is een pilot gestart waarin de processen die een rol spelen bij opname in het e-depot in kaart worden gebracht. 

In de pilot met de gemeente Emmen onderzochten we of informatie, die in een Document Management Systeem (DMS) ligt opgeslagen, opgenomen kan worden in het e-depot. Hierbij keken we of het voldoet aan de eisen voor overbrenging en ook of vervroegde overbrenging mogelijk is. Daarna zijn twee parallel aan elkaar lopende pilots opgestart. Bij de eerste bekijken we hoe 'lang te bewaren' informatie, die in vakapplicaties ligt opgeslagen, naar het e-depot kan worden overgebracht. De vraag is of hiervoor een interne archiveringstool als tussenstation van pas kan komen. Verder kijken we naar hoe ‘lang te bewaren' informatie van een zaaksysteem, conform MDTO naar het e-depot kan worden overgebracht.  

De pilot over het uitplaatsen van archieven, die we samen met de gemeente Borger-Odoorn uitvoeren, is eveneens afgerond. Centraal stonden de processen die zich voor het uitplaatsen lenen, hoe de vernietigingsprocedure verloopt en hoe het vernietigen vanuit het e-depot werkt. In de nog lopende laatste pilot met Borger-Odoorn staat het digitaliseren van bouwdossiers centraal. 

Begin 2023 is het voorkeursformatenbeleid opgesteld en gepubliceerd op onze website. In dit beleid is opgenomen welke bestandsformaten volgens het Drents Archief de voorkeur verdienen voor duurzame toegankelijkheid. In grote lijnen volgen we hierbij de handreiking van het Nationaal Archief. Omdat hierin nog geen voorkeuren werden aangegeven over bijvoorbeeld geo-informatie, hebben we de handreiking aangevuld met inzichten uit onze pilots.

Het Drents Archief heeft in opdracht van de Vereniging van Drentse Gemeenten (VDG) het VDG-archief geïnventariseerd. De archiefbescheiden zijn daarnaast verpakt volgens de richtlijnen om ze te beschermen tegen stof, licht en invloeden van buitenaf.   

Naar aanleiding van het project Vastgoedboeken van de Duitse bezetter van Pointer (KRO-NCRV) leverden we twee onderzoeksrapporten op naar Joodse eigendommen. Eén in opdracht van de gemeente Assen en de andere in opdracht van de gemeente Aa en Hunze. Met name het eerste rapport leverde veel media-aandacht op. 

Diverse Drentse colleges van burgemeesters en wethouders hebben gebruikt gemaakt van onze uitnodiging om een bezoek te brengen aan het Drents Archief. Na een collegevergadering in onze Laarwoudzaal kreeg het college een rondleiding op maat door het gebouw en depot. 

Daarnaast heeft de archivaris het afgelopen jaar werkzaamheden verricht voor de GGD-VRD Drenthe en het Waterschap Drents Overijsselse Delta. 

Naast het eerder genoemde opgestelde acquisitieprofiel, hebben we het standpunt ingenomen dat we archieven bij voorkeur als schenking willen ontvangen. Als er aanvullingen komen op de archieven die we al in bewaring hebben, gaan we in gesprek om te bekijken of de archieven alsnog geschonken kunnen worden. Dit zorgt voor meer duidelijkheid over het eigenaarschap en maakt ons niet afhankelijk van eventuele rechtsopvolgers. Bovendien biedt het meer mogelijkheden op het gebied van digitalisering.

In oktober 2023 is het tweede deel van het burgerlijke standarchief verhuisd naar het Nationaal Archief, locatie Emmen. Het gaat dan om huwelijkse bijlagen uit de periode 1811-1942. Voor wat betreft digitalisering van rijksarchieven zijn in november delen van het archief van de Arrondissementsrechtbank te Assen overgebracht naar Heerlen om te worden gescand. Voorafgaand aan deze overbrenging hebben twee collega’s van het Nationaal Archief in Den Haag het archief geschouwd. In het najaar van 2023 is er een start gemaakt met het uitbesteden van de depotreiniging waarbij voor de jaarwisseling offertes zijn opgevraagd bij diverse schoonmaakbedrijven die gespecialiseerd zijn in werken volgens een schoonmaakprotocol. 

Tot slot hebben medewerkers die in hun dagelijks werk te maken krijgen met het behoud en beheer van fysiek archief in het afgelopen jaar een aantal cursussen gevolgd die werden aangeboden door het Nationaal Archief. Onderwerpen waren Beestjes en schimmels: waar moet je op letten bij acquisitie en behoud?, Richtlijnen voor het verpakken en bergen in een archiefdepot en Hanteren van originelen. 

De beeldbank met foto's groeide in 2023 met ruim 24.000 foto’s naar een totale omvang van 228.043 foto’s eind 2023. Een groot deel van die groei is afkomstig uit de collectie van de gemeente Assen, de Maatschappij van Weldadigheid, amateurfotograaf E.J. Boneschanscher (Dwingeloo), amateurfotograaf J.A. Ter Haar (Ruinerwold) en meerdere collecties over het Drentse bataljon in Nederlands-Indië tijdens de politionele acties. In 2024 worden de foto's van E.J. Boneschanscher werkelijks in een social media rubriek getoond. 

Begin 2023 hebben we het besluit genomen om weer zo veel mogelijk foto’s online zichtbaar te maken, ook al is de rechtensituatie niet altijd bekend. Daardoor kwamen een kleine 120.000 foto’s opnieuw voor het publiek beschikbaar. Voor de partners in de beeldbank (historische verenigingen, gemeenten en musea) is over dit onderwerp een informatiebijeenkomst georganiseerd. Naar aanleiding daarvan hebben meerdere partners besloten hun collectie ook weer online te tonen; naar verwachting zullen in 2024 andere organisaties dit voorbeeld volgen. Het Verhaal van Drenthe is daarmee in 2023 ook in foto’s weer completer geworden.  

Dit jaar hebben we met onze foto’s ook een substantiële bijdrage kunnen leveren aan diverse tentoonstellingen, publicaties en activiteiten rond Vincent van Gogh. Marketing Drenthe heeft samen met een groot aantal andere partners onze foto’s gebruikt voor wandel- en fietsroutes en voor informatiepanelen in de provincie. Het Drents Museum heeft onze foto’s gebruikt voor de tentoonstelling over Van Gogh in Drenthe. Voor de bijbehorende publicatie Op reis met Vincent – Van Gogh in Drenthe heeft onze conservator een wetenschappelijke bijdrage in tekst en beeldmateriaal geleverd. Foto’s uit onze collectie vormden ook de basis in een tentoonstelling over Van Gogh bij ons in het pand en onze conservator schreef er een artikel over in de Nieuwe Drentse Volksalmanak. 

Begin 2023 vond een tentoonstelling plaats binnen het project De Mix. De Mix brengt twee fotografen, een historische en een hedendaagse, samen in een spannende, prikkelende en soms vertederende combinatie. Bij het treinstation Assen en in de schuur van Huize Overcingel werden de glasnegatieven van meester Schröer uit Schoonebeek (uit onze collectie) tentoongesteld naast nieuwe foto’s, gemaakt door de Asser fotograaf Harry Cock. De eeuwoude collectie Schröer vormde voor Cock de inspiratiebron voor de serie Onherstelbaar vernieuwd.  

Ook hebben we in 2023 onze medewerking verleend aan het project Veenhuizen – verhalend landschap (Design Deal 4), waarbij studenten van de Design Academy Eindhoven gebruik maakten van fotomateriaal en andere archieven uit onze collecties. De eindpresentatie volgt begin 2024.