5. Paragrafen

Ontwikkeling medewerkers 

Jaarlijks wordt de individuele opleidingsbehoeften geïnventariseerd. Omdat het totaal van de opleidingswensen het beschikbare opleidingsbudget overschreed, zijn bij de beoordeling strikte criteria gehanteerd. Deze betroffen onder meer: een evenwichtige verdeling over afdelingen, de noodzaak van de opleiding voor de uitoefening van de functie en door de medewerker eerder gevolgde opleidingen.

Met het oog op collectieve ontwikkeling is op 23 april een bezoek gebracht aan het Stadsarchief Amsterdam. Het Stadsarchief Amsterdam heeft de laatste jaren stappen gezet in de ontwikkeling die wij ook inzetten met onze nieuwe strategische visie. Stappen richting archiefexpert, stappen in verdere digitalisering en stappen in dienstverlening. Zij hebben ons laten zien op welke wijze zij dit hebben gedaan. Naast verschillende presentaties zijn wij rondgeleid op diverse afdelingen en in het depot. Verschillende medewerkers konden zo voor hun eigen functie zien en horen hoe de collega’s in Amsterdam nu werken en hoe het proces daarnaartoe is verlopen.

Ziekteverzuim en arbo

Het ziekteverzuim is in 2025 ten opzichte van 2024 gestegen van 1,27% naar 3,12%. Deze stijging wordt veroorzaakt door 3 verzuimmeldingen met een ziekteverzuimduur > 42 dagen. Het gemiddelde aantal ziekmeldingen is ten opzichte van 2024 gewijzigd van 1,28 in 1,18.

Aan het begin van het jaar is een rapportage opgeleverd van de uitgevoerde Risico Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E). Naar aanleiding van deze rapportage is een plan van aanpak opgesteld met maatregelen die zullen worden genomen om de in de RI&E genoemde risico’s aan te pakken. Afhankelijk van de mate van risico’s zijn enkele acties in 2025 uitgevoerd, de rest volgt in 2026.

Cao Rijk

De looptijd van de cao Rijk is van 1 juli 2024 tot en met 31 december 2025. Per 31 december 2025 is er tussen het Rijk en de vakbonden nog geen overeenstemming bereikt over een nieuwe cao. De vakbonden accepteren geen nullijn voor rijksambtenaren omdat het onder andere structurele loonachterstanden oplevert en het vertrek van rijksambtenaren verhoogt.

Vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon is uitgenodigd bij een algemene personeelsvergadering voor een herintroductie. De vertrouwenspersoon heeft een inleiding gegeven over de rol van de vertrouwenspersoon, ongewenste omgangsvormen, wet- en regelgeving, preventie en de meldprocedure. Het Drents Archief heeft in de Gedragscode Integriteit een aantal zaken vastgelegd, onder meer over ongewenste omgangsvormen. Medewerkers en vrijwilligers kunnen incidenten melden bij een externe vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon rapporteert in het verslag over 2025 dat er een melding is geweest, die na enkele gesprekken en adviezen is opgelost.

Ondernemingsraad

Hoewel een ondernemingsraad (OR) voor een organisatie van minder dan vijftig medewerkers niet verplicht is heeft het Drents Archief wel voor de instelling van een OR gekozen. Door de recent gewijzigde samenstelling van de OR hebben de OR-leden aan het begin van het jaar een training gevolgd. Er vonden in het verslagjaar vier reguliere overleggen en één extra vergadering van de OR met de bestuurder plaats. Onderwerpen van gesprek waren onder meer de voortgang van het functieherwaarderingstraject, RI&E, ontwikkelingen uitbreiding GR en de adviesaanvraag inzake uitbreiding van het managementteam met een extra manager.

In verband met het aflopen van de huidige huurovereenkomst voor ons pand, dat eigendom is van Rijksvastgoedbeheer, is in december 2025 een nieuwe huurovereenkomst getekend op basis van het nieuwe huisvestingsstelsel voor de RHC’s per 1 januari 2026.

In aanloop naar dat nieuwe huurcontract zijn, op verzoek van het ministerie van OCW, verschillende inspecties uitgevoerd in het gebouw. Het betrof onder meer de Scope 8- en Scope 10-inspecties en een NEN 2767+-inspectie. Alle inspecties zijn uitgevoerd volgens de RGD-Boei-methodiek en succesvol afgerond.

Sinds 2019 doet het Drents Archief zelf het onderhoud van het pand aan de Brink 4 in Assen. Hiervoor is destijds een voorziening voor groot onderhoud getroffen. Aan deze voorziening ligt een meerjarenonderhoudsplanning (mjop) ten grondslag, die jaarlijks geactualiseerd wordt. De dotatie aan de voorziening wordt bepaald aan de hand van deze mjop. In 2025 was de dotatie €110.000. Het totaalbedrag van de voorziening was aan het einde van het jaar € 550.873.

De reguliere onderhoudswerkzaamheden aan het pand en de installaties zijn in 2025 conform planning uitgevoerd.

Daarnaast zijn in 2025 diverse stappen gezet op het gebied van huisvesting, faciliteiten en verduurzaming. Om beter in de behoefte aan overlegfaciliteiten te voorzien, is in de Kloostergang een glazen scheidingswand geplaatst. Hiermee is een extra vergaderruimte gecreëerd voor ongeveer acht personen. De verdere inrichting van deze ruimte staat gepland voor begin 2026.

Eind 2025 is een succesvolle proef uitgevoerd om de verlichting in de kantoren op de tweede verdieping te verbeteren. Op basis van de positieve resultaten zal begin 2026 de verlichting in alle kantoren worden aangepakt. Hiermee is dan tevens één van de aandachtspunten uit het plan van aanpak RI&E opgepakt.

Per 1 januari 2025 is overgestapt naar een nieuwe energieleverancier. Deze wijziging heeft geleid tot een kostenbesparing van ongeveer 20% op de energiekosten.

Tot slot was het voornemen om in 2025 de huidige koelmachine (verantwoordelijk voor het klimaat in onze drie archiefbewaarplaatsen) te vervangen en aanvullende componenten aan de technische installatie toe te voegen, met als doel een verdere verduurzaming van het gebouw. Het offertetraject heeft echter nog niet het gewenste resultaat opgeleverd. In 2026 zal dit traject opnieuw worden opgepakt.

In het afgelopen jaar is gewerkt aan het versterken en toekomstbestendig maken van de IT-omgeving. De nadruk lag op stabiliteit, veiligheid en het verbeteren van het dagelijks beheer. Daarnaast is ingezet op betere afstemming en samenwerking met Het Drentse Landschap.

Binnen de digitale werkomgeving zijn stappen gezet om systemen betrouwbaarder en veiliger te maken. Het beheer van computers en software is verder gecentraliseerd, waardoor systemen beter worden bijgehouden en minder storingsgevoelig zijn. Ook is gewerkt aan verbetering van het informatiebeheer en vergroting van de digitale veiligheid door strengere toegangsregels en extra bescherming bij het gebruik van internet. In 2025 werd verder gewerkt aan het verfijnen van deze beveiligingsmaatregelen. Daarnaast ontvangt Drents Archief inmiddels periodieke overzichten van de staat van de digitale back-ups.

Op het gebied van netwerk en bereikbaarheid is een belangrijke verbetering gerealiseerd met de ingebruikname van een nieuwe, snellere glasvezelverbinding. Er is gekozen voor een inrichting met twee internetverbindingen, zodat de continuïteit optimaal is gewaarborgd. Wanneer de glasvezelverbinding uitvalt, neemt de tweede internetlijn automatisch het verkeer over. Ook is de beveiliging van externe toegang verbeterd, waarmee de organisatie beter is beschermd tegen risico’s van buitenaf.

De voorzieningen voor het veiligstellen van gegevens zijn in het afgelopen jaar vernieuwd. Het bestaande systeem is vervangen door een nieuwe oplossing en de werking hiervan is getest. Hiermee is een belangrijke stap gezet in het beter beschermen van (duurzame) informatie. Wel is vastgesteld dat bij eventuele uitval van systemen de toegang tot bepaalde gegevens verder kan worden verbeterd. Dit punt wordt meegenomen als aandachtspunt voor de komende periode.

De ICT-omgeving is de afgelopen jaren kleiner en overzichtelijker geworden door het gebruik van cloudvoorzieningen. Een deel van de resterende infrastructuur nadert het einde van de technische levensduur. Daarom is vastgesteld dat in 2026 keuzes nodig zijn over vervanging of herinrichting, met als doel eenvoudiger beheer en meer toekomstbestendigheid.

Het Drents Archief en Het Drentse Landschap hebben afgesproken toe te werken naar een gezamenlijk technisch IT-beleid voor beide organisaties. Dit beleid, gebaseerd op een inventarisatie van systemen en middelen, moet bijdragen aan meer uniformiteit, betere beheersbaarheid en verdere professionalisering van het IT-beheer. In 2025 is hier al een eerste aanzet toe gegeven. Vanaf 2026 krijgt het een bredere en intensievere invulling.

Weerstandsvermogen 

De weerstandscapaciteit bestaat dus uit de financiële middelen en mogelijkheden om onverwachte, niet begrote kosten te kunnen dekken. Als weerstandsvermogen wordt een algemene reserve aangehouden. Eind 2025 is de stand van het eigen vermogen (exclusief de bestemmingsreserves) € 159.665,-. Het vermogen van het Drents Archief mag op grond van de Gemeenschappelijke Regeling niet groter zijn dan 10% van de gezamenlijke bijdragen van de partners van dat jaar, tenzij deze gezamenlijk een ander percentage vaststellen. Het eigen vermogen (exclusief bestemmingsreserves) is aan het eind van dit verslagjaar 5,5% van de gezamenlijke bijdragen. Dit biedt het Drents Archief de mogelijkheid om kleine risico’s op te kunnen vangen.

De netto schuld geeft het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen weer. Het geeft een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Normaal gesproken ligt de netto schuldquote tussen 0 en 90% (landelijk gehanteerde richtlijn). Als de netto schuldquote tussen de 100 en 130% ligt, is de schuld hoog. Bij het Drents Archief is de netto schuldquote laag (negatief). Dit betekent dat ten opzichte van zijn inkomsten het Drents Archief meer dan voldoende ruimte heeft om schulden aan te gaan.

De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin de organisatie in staat is om aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hierbij wordt het eigen vermogen (de algemene reserve) uitgedrukt in een percentage van het balanstotaal. Hoe hoger de solvabiliteitsratio, hoe hoger de weerstand. De ratio van het Drents Archief is gestegen ten opzichte van vorig jaar (van 9,7% naar 13,1%). De meeste organisaties beschouwen een uitkomst van een solvabiliteit tussen de 25% en 40% als goed. Dergelijke hoge percentages zijn voor het Drents Archief niet haalbaar vanwege de maximaal toegestane hoogte van de algemene reserve.

Voor de beoordeling van de financiële positie is het ook van belang te kijken naar de structurele exploitatieruimte. Dit cijfer beoordeelt welke structurele ruimte het Drents Archief heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Wanneer de structurele exploitatieruimte negatief is, betekent het dat het structurele deel van de begroting onvoldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen. Hoe hoger dit percentage, hoe beter. Ultimo 2025 is de structurele exploitatieruimte van het Drents Archief -6,3%. Dit heeft met name te maken met de eenmalige vergoeding van het Rijk voor de stijging in de salarislasten. Ten opzichte van vorig jaar is er wel een stijging te zien. De toename van de structurele baten (meer partners in de GR) is hier de reden van.

Als kenniscentrum stelt het Drents Archief zijn expertise ter beschikking aan initiatieven die op basis van vrijwillige inzet tot stand komen. Een overzicht van verbonden partijen, waarin per 31 december 2025 alleen een bestuurlijk belang aanwezig is:

• Stichting Vrienden van het Drents Archief (directeur is bestuurslid);
• Stichting Nieuwe Drentse Volksalmanak (directeur is voorzitter);
• Stichting De Milly van Heiden Reinestein (directeur is bestuurslid en medewerker is penningmeester).

Het Drents Archief is lid van organisaties, zoals de landelijke branchevereniging KVAN (waarvan de directeur van het Drents Archief penningmeester is) waaraan uiteraard contributieverplichtingen zijn verbonden. Daarnaast is de directeur bestuurslid van Stichting OPEN, het gezamenlijke platform van samenwerkende erfgoedhuizen in Nederland.

Met ingang van 2023 verantwoordt het dagelijks bestuur door middel van de rechtmatigheidsverantwoording over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties van de jaarrekening. Dit betekent dat via een verbijzonderde interne controle is vastgesteld of de drie hiervoor geldende rechtmatigheidscriteria zijn nageleefd:
• Voorwaardencriterium: de naleving van wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader dat op 10 juli 2025 door het algemeen bestuur is vastgesteld;
• Begrotingscriterium: het handelen binnen de budgettaire kaders die het algemeen bestuur stelt in de begroting en begrotingswijzigingen;
• Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium: het in voldoende mate voeren van een beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsmiddelen te voorkomen.

Als norm voor het rechtmatig handelen is in de Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling RHC Drents Archief 2024 besloten om voor de verantwoordingsgrens het wettelijk maximum aan te houden. Op basis van de jaarrekening 2025 betekent dit een percentage van 2% met een verantwoordingsgrens van € 73.866,-. Uit de intern uitgevoerde controles blijkt dat deze grens niet overschreden wordt.

Begrotingscriterium

Er is sprake van een begrotingsoverschrijding van € 60.681,-. Deze overschrijding valt binnen de verantwoordingsgrens van € 73.866,- en is daarmee acceptabel. Voor een toelichting op de afwijkingen tussen de laatst vastgestelde begroting en jaarrekening verwijzen wij u naar paragraaf 6.7.

Voorwaardencriterium 

Er is geen sprake van bevindingen op het gebied van het voorwaardencriterium.  

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Er is geen sprake van bevindingen op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik.