6. Jaarrekening

Het resultaat, afgezet tegen de begroting conform het overzicht van baten en lasten, wordt gevormd door: 

Structurele baten

De structurele baten zijn hoger dan begroot. De hogere eenmalige bijdrage van het Rijk ter compensatie voor stijging in cao-kosten en uittreding uit de GR is hier de oorzaak van. Ook hebben we in 2025 meer dienstverleningsovereenkomsten afgesloten dan vooraf begroot en is de prijsindexering hoger uitgevallen (4,2%) dan waar in de begroting rekening mee was gehouden (3,5%).

Overige opbrengsten

De overige opbrengsten zijn hoger dan begroot met name door het uitvoeren van de diverse publieksprojecten. Ten tijde van het opstellen van de begroting zijn subsidies voor deze projecten veelal nog niet bekend. Tegenover deze projectsubsidies staan directe kosten en salarislasten van tijdelijke medewerkers.

Personeelskosten

De personeelskosten zijn conform begroting.

Directe kosten   

De directe kosten zijn hoger doordat de projectkosten hoger zijn dan begroot. Ten tijde van het opstellen van de begroting zijn deze kosten veelal nog niet bekend. Daarnaast zijn er in 2025 meer kosten gemaakt voor het inventariseren, opruimen en schoonmaken van diverse archieven en depots. Ook hebben we te maken prijsstijgingen van behoudsmaterialen, digitaliseringskosten voor foto en film en restauratiekosten.

Indirecte kosten

De kosten van energie waren voor 2025 te hoog begroot. Daarnaast is per 1 januari 2025 een nieuw energiecontract afgesloten wat zorgt voor een kostenvoordeel. Daarentegen zijn de organisatiekosten gestegen ten opzichte van de begroting door inhuur van externe bureaus ter ondersteuning op het gebied van digitalisering en uittreding Rijk uit de GR. Het Rijk vergoedt deze extra kosten.

Diverse baten en lasten

Deze post is hoger dan begroot door hogere rente op de spaarrekening en een teruggave van de Belastingdienst over 2024.

Door uitbreiding in personeel is in 2025 geïnvesteerd in ICT-voorzieningen (laptops en telefoons). Ook is ten behoeve van hybride werken een nieuw videovergadersysteem aangeschaft. Ten opzichte van de investeringsbegroting zijn de investeringen in de herinrichting van de publieksruimte nog niet allemaal uitgevoerd; deze worden meegenomen in het project Archiefexpert.

De afschrijvingstermijnen van de MVA die gehanteerd worden zijn: inventaris en bedrijfsinrichting 10 jaar, IT/ICT 3-5 jaar, depotinrichting 15-25 jaar en inrichting publieksruimte 10 jaar.

Uitzettingen in Rijks schatkist 

In het kader van schatkistbankieren houdt het Drents Archief een rekening aan bij de BNG. 

Toegekende subsidie ontsluiting BP-archief 

Voor de ontsluiting van het Badan Persatuan-archief (BP) heeft het Drents Archief in 2022 een subsidie ontvangen van het ministerie van VWS (subsidieregeling collectieve erkenning Indisch en Moluks Nederland). In 2024 is een aanvullende bijdrage toegekend in het kader van Programma Indisch Erfgoed Digitaal (PIED), waarbij de Nederlands-Indië collecties nader toegankelijk zijn gemaakt. Dit project is in 2025 afgerond. De bijdrage van PIED wordt na de eindverantwoording voldaan in 2026.

Toegekende subsidie Drentse soldaten in de Grande Armée 

Dit project is in 2021 opgestart en kent verschillende onderdelen, waaronder een historische uitgave, een documentaire en een educatief programma. In 2025 zijn deze onderdelen opgeleverd en zijn alle subsidies verantwoord en ontvangen. Het project is hiermee afgerond.

Toegekende subsidie Tweede Wereldoorlog 

Het project WO2 is in 2019 gestart en in 2023 afgerond. Een groot aantal organisaties heeft daarvoor een bijdrage toegezegd. De eindverantwoording voor het Fonds voor Cultuurparticipatie is in 2025 ingediend en de bijdrage is ontvangen. Daarmee is het project afgesloten.

Toegekende subsidie Digitale Transformatie 

Het project Digitale Transformatie is samen met Het Drentse Landschap opgezet in 2023 om het digitaal werken te faciliteren. Dit vanuit het (wettelijke) oogpunt van digitaal werken, met energiebesparing, betere beveiliging en vereenvoudiging van de interne ICT-architectuur tot gevolg. Het Platform Arbeidsmarkt Culturele en Creatieve Toekomst heeft dit project ondersteund met gedeeltelijke financiering. Het project is in 2025 afgesloten.

Drentse soldaten in de Grande Armee 

In 2022 is er subsidie geworven om dit internationale project in samenwerking met Garage TDI, Chronoscoop film, de Rijksuniversiteit Groningen en partners in België en Frankrijk uit te gaan voeren. De provincie Drenthe, de gemeente Assen, Zabawas, het Hendrik Mullerfonds, het Claas van Gorcumfonds en het Dutch Culture Matching Fund hebben een bijdrage hiervoor toegekend. In 2025 is dit project afgerond met de oplevering van een documentaire, historische uitgave en educatief project.

Ontsluiting BP-archief 

In 2022 heeft het Drents Archief een subsidie ontvangen van het ministerie van VWS in het kader van de subsidieregeling collectieve erkenning Indisch en Moluks Nederland. Deze subsidie is bestemd voor de ontsluiting van het Badan Persatuan-archief (BP). Dit project is in 2025 afgerond, de definitieve verantwoording vindt echter plaats in 2026.

Koloniën van Weldadigheid 

Het project Verhalen uit de Koloniën, waarbij informatie van schrijver Wil Schackmann over de Koloniën van Weldadigheid gebruikt wordt, is nog niet volledig afgerond. Zo zijn de podcast en het publieksevenement gerealiseerd, echter het digitaliseringsproject bleek te duur te zijn. In 2025 is gezocht naar alternatieven hiervoor, bijvoorbeeld om dit met vrijwilligers uit te voeren.

Mediawijs met Sigismund  

Voor de vernieuwing van de educatiekelder en een bijbehorend nieuw lesprogramma heeft de provincie Drenthe projectsubsidie toegekend. Dit project kent vertraging in verband met wisseling in projectleiding, moeizame fondsenwerving, aangepaste conceptontwikkeling en vochtproblemen in de educatiekelder. In 2026 zal hier verder uitvoering aan gegeven worden.

Maagies en Vrouwlu 

Dit betreft subsidie die is toegekend door de provincie Drenthe en de gemeente Assen voor het project Maagies en Vrouwlu, over vrouwen in Drenthe. In het kader van dit project werden diverse activiteiten georganiseerd. Op internationale vrouwendag 2025 is dit project beëindigd en afgerond.

80 Jaar Vrijheid 

In 2024 is een projectplan opgesteld voor het vieren van 80 jaar vrijheid in heel Drenthe in 2025. Voor dit programma is subsidie toegekend door de provincie Drenthe, Vfonds en de gemeente Assen. Er zijn diverse activiteiten georganiseerd. Het project is in 2025 afgerond.

Digitale Transformatie 

Dit project is samen met Het Drentse Landschap opgezet in 2023 om het digitaal werken te faciliteren. Dit vanuit het (wettelijke) oogpunt van digitaal werken, met energiebesparing, betere beveiliging en vereenvoudiging van de interne ICT-architectuur tot gevolg. Het Platform Arbeidsmarkt Culturele en Creatieve Toekomst heeft dit project met gedeeltelijke financiering ondersteund. Het project is afgerond in 2025.

100 jaar TT

De provincie Drenthe heeft voor diverse activiteiten, die zijn uitgevoerd in het kader van 100 jaar TT subsidie toegekend. Dit project is afgerond in 2025.

Opa- en Omadagen 2025

De gemeente Assen heeft voor de Opa- en Omadagen 2025, die we samen met het Drents Museum en Het Drentse Landschap organiseren subsidie toegekend. Dit project is afgerond in 2025.

Verdieping Slavernijverleden van Drenthe

In 2024 is gestart met het project Slavernij, waarbij historisch onderzoek is gedaan naar het slavernijverleden van Drenthe. In 2025 is hier met diverse activiteiten en een podcast een verdiepingsslag aan gegeven. Dit project is afgerond in 2025.

Fotograaf Harry Cock

In 2025 ontvingen we van het Mondriaan Fonds een subsidie voor het ontsluiten van foto’s van de fotograaf Harry Cock. 

Transitiegelden OCW 

Vanaf 2022 worden er door het ministerie van OCW jaarlijks extra middelen ter beschikking gesteld aan alle RHC’s die zij kunnen aanwenden voor versterking van de digitale archieffunctie. Dit omdat de RHC’s vanwege de aanstaande uittreding van het Rijk geen gebruik meer kunnen maken van de e-depotvoorziening van het Nationaal Archief. Deze middelen worden gedoteerd aan een voorziening transitiekosten. Deze voorziening zal gebruikt worden om de komende jaren diverse zaken op het gebied van e-depot, e-producten, e-diensten en digitalisering te bekostigen. Na vijf jaar stopt deze overbruggingstoelage.

Spaarverlof 

De regeling voor IKB en verlofsparen zijn sinds de cao 2022 van het Rijk uitgebreid. De medewerker heeft de mogelijkheid om meer en langer te sparen. Dit kan oplopen tot maximaal 3600 uren verlof. Deze uren verjaren niet. De dotatie aan de voorziening spaarverlof is ter dekking van kosten voortkomend uit het opnemen van dit verlof door medewerkers.

Depot op orde

Tot 2025 maakte Drents Archief buiten de depots in Assen ook nog gebruik van twee externe locaties (Gasteren en Scheemda). De archieven die op beide locaties zijn opgeslagen dienen overgebracht te worden naar Assen. Voor deze logistieke operatie is in 2024 een bedrag gereserveerd. In 2025 is de locatie te Gasteren leeggehaald en opgezegd.

Groot onderhoud 

Met ingang van 2019 is het onderhoud van het pand aan de Brink 4 te Assen overgedragen van het Rijksvastgoedbeheer (RVB) aan het Drents Archief. Door de overheveling is er een voorziening voor groot onderhoud getroffen. Het doel van deze voorziening is de kosten van het groot onderhoud evenredig over de jaren te kunnen verdelen. Aan deze voorziening ligt een meerjarenonderhoudsplanning ten grondslag. De voorziening groot onderhoud wordt tegen nominale waarde gewaardeerd.

Niet in de balans opgenomen verplichtingen 

Er zijn meerjarige contracten afgesloten voor energie-inkoop, licentieovereenkomsten voor software, leasecontracten voor kopieer- en printapparatuur en het huurcontract voor het pand te Assen. Het Drents Archief huurt het pand aan de Brink 4 te Assen van het Rijksvastgoedbedrijf jaarlijks voor een bedrag van € 177.933,-. Het contract geldt per 1 januari 2026 voor onbepaalde tijd.

Gebeurtenissen na balansdatum 

Niet van toepassing.

Directe kosten 

De kosten van collectie en archieven zijn hoger dan begroot, door de stijging in materiaalkosten, uitgaven aan het collectiebeheerssysteem en de hostingskosten van de diverse websites. Uitbreiding van de aantallen licenties door groei personeel en prijsstijgingen van leveranciers zijn hier de reden van.

De kosten van projecten zijn hoger dan begroot. Hier staan opbrengsten tegenover. Zie ook de toelichting bij de overige opbrengsten.

Het plan was om in 2025 in het kader van de doorontwikkeling Drents Archief 3.0 de publieksruimte aan te passen en te onderzoeken hoe ruimtes zoals Entree, Educatiekelder, Digilounge, Kloostergang en Studiezaal nog beter naar de behoeftes van onze bezoekers en medewerkers kunnen worden ingericht. Het afgelopen jaar zijn de Kloostergang en de Studio zodanig ingericht dat deze naast de publieksfunctie ook als vergaderruimtes gebruikt kunnen worden. Nog niet alle werkzaamheden zijn uitgevoerd; de overige plannen volgen nog in het kader van de uitwerking van de strategische visie (Masterplan Archiefexpert).

Indirecte kosten 

De huisvestingskosten zijn lager dan begroot, dit heeft vooral te maken met de kosten van energie. Deze kosten waren te hoog in de begroting opgenomen. Daarnaast is per 1 januari 2025 een nieuw energiecontract afgesloten. Ook de financiële effecten daarvan zijn zichtbaar.

De dotaties aan de voorzieningen groot onderhoud en transitiekosten OCW zijn conform begroting. Aan de voorziening groot onderhoud ligt een meerjarenonderhoudsplan ten grondslag, welke de basis is voor de dotatie. De voorziening transitiekosten OCW is vanaf begin 2022 getroffen. Deze dekt de toenemende kosten op het gebied van e-depot, e-producten en e-diensten en digitalisering de komende jaren. We ontvangen hiervoor tijdelijk extra middelen van het Rijk.

De organisatiekosten zijn hoger dan begroot. Dit wordt veroorzaakt door de inhuur van externe bureaus om de organisatie voor te bereiden op de uittreding van het Rijk uit de GR. Het gaat hierbij om juridisch advies en advies op het gebied van de cao. Ook is in 2025 extra ingezet op ondersteuning op het gebied van de doorontwikkeling van AFAS (salarisadministratie, financiële administratie, relatiebeheer en contractbeheer).

De kapitaallasten zijn conform begroting. In 2025 zijn IT-faciliteiten aangeschaft voor uitbreiding van personeel conform begroting. Tevens is een inhaalafschrijving gedaan van een IT-investering uit 2022, die niet meegenomen was in de afschrijvingslasten. Voor de herinrichting van de ruimte waar behoudswerkzaamheden plaats vinden, waren ook investeringen gepland. Er is nagedacht over de inrichting en onderzoek gedaan, maar de investeringen moeten nog gedaan worden.

Diverse baten en lasten 

Deze post is hoger dan begroot door hogere rente op de spaarrekening en een teruggave van de Belastingdienst over 2024.

Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur 

De baten en lasten en de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur op 10 juli 2025 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht.

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het algemeen bestuur bepaald op het wettelijk maximum. Deze bedraagt 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 73.866. De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV van september 2025.

Bevinding  

Het dagelijks bestuur stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen € 60.681 bedraagt. Dit valt binnen de daarvoor gestelde grens van € 73.866. Dit is volgens het dagelijks bestuur acceptabel op basis van door het algemeen bestuur vastgestelde afspraken. De geconstateerde afwijkingen betreffen:

In de resultatenanalyse wordt een toelichting gegeven op de verschillen tussen de realisatie en de herziene begroting. Deze is opgenomen onder paragraaf 6.3 Resultatenanalyse.

In de paragraaf Bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het algemeen bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid.