2. Dienstverlening

Met een groei van 11.732 foto’s in een jaar tijd stonden er aan het eind van het jaar 252.324 foto’s in onze beeldbank. Het overschrijden van de kwart miljoen foto’s was een mooie mijlpaal waaraan aandacht werd besteed in onze communicatie naar buiten. Van de partners van de beeldbank waren met name de historische verenigingen van Assen, Havelte, Norg en Oosterhesselen en de Toneelvereniging Diever actief. Zij stuurden regelmatig nieuwe scans om in te laden in Memorix, zodat zij deze kunnen beschrijven.

Een aantal belangrijke collecties die toegankelijk werden gemaakt zijn de opnamen van amateurfotograaf Roelf Trip (regio Emmen; ca. 1935-1955), glasnegatieven van amateurfotograaf Hindrik Schuiling (regio Roden; ca. 1932-1940), een eerste deel van de collectie familie Draaijers uit Oosterhesselen (1853-1935), een aantal albums m.b.t. Stichting Opbouw Drenthe uit de jaren ’20 en ’30, meerdere dia-collecties zoals van amateurfotograaf Wim Hiddingh (regio Gasselte; ca. 1960-1995) en A.H. Hemmes (m.b.t. geheel Drenthe; ca. 1959-1987) en een eerste deel van de uitgebreide collectie foto’s en ansichtkaarten over Hoogeveen van Jan Pol.

De bij de beeldbank raadpleegbare biografieën van voor Drenthe belangrijke fotografen werden aangevuld met de biografiën over J.G. Kramer (1845-1903), een fotograaf uit de stad Groningen die veel van de oudste stadsgezichten (vanaf 1872) in Assen en Meppel maakte en over G.J. Landweer (1859-1924), de eerste Drentse amateurfotograaf.

Er werd veel gebruik gemaakt van onze fotocollecties door tal van particulieren, bedrijven, verenigingen, media en musea. Ook was er in 2025 extra veel vraag naar foto’s over de TT en over de bevrijding, in verband met de viering van 100 jaar TT en 80 jaar bevrijding. Ook gebruikten we veel foto’s voor onze eigen publieksuitingen.  

Op basis van onze collectie organiseerden we in het archiefgebouw dit jaar drie fototentoonstellingen. In het voorjaar stond de TT centraal, ter gelegenheid van 100 jaar TT. In de zomer volgde een tentoonstelling over Dierenpark Emmen, naar aanleiding van het 90-jarig bestaan van de dierentuin. Aansluitend op de Maand van de Geschiedenis, met als thema Natuurlijk, werd een tentoonstelling ingericht over de omgang met en liefde voor de natuur in onze provincie.

In het Drents Museum was in 2025 de tentoonstelling Volk van de ventweg – Reizigers in Drenthe te zien. In samenwerking met het Drents Museum zijn voor deze tentoonstelling vijftien oral history interviews gehouden. Een deel is vastgelegd op beeld, een ander deel bestaat uit geluidsbestanden. Deze worden toegevoegd aan onze groeiende oral history-collectie. Op deze manier blijven ook de verhalen van de reizigerscultuur in Drenthe bewaard.

Daarnaast zijn in het najaar een een kleine veertig films gescand bij het Fries film-en audioarchief op zeer hoge resolutie (4K). Hiertussen zit heel bijzonder historisch materiaal: ruim twee uur aan film uit Nederlands-Indië, waaronder een zeldzame kleurenfilm uit 1938. Daarop is onder meer een tabaksplantage te zien, een markt in Perapat, een stadje op Sulawesi (Sumatra), en gezinstaferelen in de tuin van de ambtswoning van de filmer, die beheerder was van een tabaksplantage van de Deli-Maatschappij.

Tijdens de feestelijkheden eind juni rond 100 jaar TT is een bioscoopfilm gepresenteerd over de TT waarin veel archiefmateriaal uit het Drents Archief is verwerkt. Deze film was niet alleen in Assen te zien, maar heeft in een dertigtal bioscopen door het hele land gedraaid.

Van de Buurtspeeltuinvereniging BSV De Binnenvree uit Coevorden ontvingen we een omvangrijke collectie van 78 films die een tijdvak van ruim veertig jaar omvat. Van films uit het midden van de jaren zestig tot videobanden uit de eerste jaren na de eeuwwisseling. De Historische Kring Hoogeveen heeft zijn eerste stappen gezet in het delen van een grote collectie audiovisueel materiaal door middel van het schenken van een kleine collectie films, videotapes en audiocassettes.

We ontvangen bij het Drents Archief wekelijks archieven: van losse snippers uit vervlogen tijden, tot complete familiearchieven die generaties lang zijn bewaard en nu bij ons een plek krijgen. Elk aanbod toetsen wij aan ons acquisitiebeleidsplan. Bij acceptatie worden stukken opgenomen in de collectie van de gemeente Assen of ze worden toegevoegd aan de rijkscollectie. Een voorbeeld van een particulier archief dat is opgenomen in de gemeentelijke collectie is het archief van het Wilhelmina Ziekenhuis Assen. Dit archief is in 2025 volledig beschreven. Soms verandert de juridische status, bijvoorbeeld van bewaring naar schenking. Dat was dit jaar onder meer het geval bij het archief van de TT dat wij al vele jaren in ons depot bewaarden, maar dat nu formeel aan ons is overgedragen (zie ook paragraaf 2.1) 

Particuliere archieven bevatten naast analoge (vaak: papieren) stukken steeds vaker digitale informatie, zoals bestanden of digitale foto’s op een meegeleverde USB-stick. Om deze reden is in februari 2025 gestart met een pilot om het proces rondom opname van dergelijke hybride archieven (deels papier, deels digital born) in kaart te brengen. Als casus is gekozen voor het archief van vocaalensemble Arioso uit Assen. Opname van dit hybride archief maakt duidelijk wat de mogelijkheden voor duurzame toegankelijkheid zijn voor dit soort archieven en hoe daarvoor het huidige opnameproces, de organisatie en het beleid aangescherpt zouden moeten worden. Uitkomst van de pilot is een advies met richtlijnen hoe in de toekomst andere hybride archieven kunnen worden opgenomen. De pilot zal begin 2026 afgerond zijn.

Begin dit jaar is een gedeelte van de bibliotheek in het Drents Archief heringericht. Het gaat hier met name om grote drukwerken. Op advies van een boekrestaurateur worden dikke banden nu liggend bewaard. Hiermee wordt voorkomen dat het boekblok naar beneden zakt en schade veroorzaakt aan de band. Hierdoor blijven de boeken beter behouden.

Het aantal nieuw aan de collectie toegevoegde boeken was dit jaar 462 titels. 736 boeken zijn uitgeleend, waarvan een derde via bezoekers aan de Studiezaal. De overige uitleningen verliepen via het Interbibliothecair Leenverkeer (IBL). In 2025 werden meer boeken intern geraadpleegd, het ging toen om 666 stuks die via de Studiezaal werden aangevraagd. Dit heeft waarschijnlijk te maken met de onderzoeken die vorig jaar naar Vrouwengeschiedenis werden uitgevoerd.

In het kader van ‘collectie op orde’ zijn we in 2025 begonnen met het overbrengen van archieven uit twee externe opslagen naar Assen. In januari moest de archiefopslag in Gasteren worden leeggeruimd. Deze archieven werden overgebracht naar een opslagbox in Assen en onderzocht op mogelijke schimmels. Na diverse testen kon dit vijfentwintig meter tellende archief in juli verantwoord worden overgebracht naar ons eigen depot. Voordat het archiefmateriaal in ons depot kon worden geplaatst is het schoongemaakt en opnieuw verpakt in afwachting van inventarisatie.

Ook de archiefopslag in Scheemda wordt leeggeruimd. In vier afzonderlijke leveringen zijn in de zomermaanden in totaal veertig pallets met archiefmateriaal (ca. 500m1) teruggebracht naar Assen. Dat is ongeveer tachtig procent van al het materiaal dat daar nog lag opgeslagen. Doordat deze archieven weer in onze eigen depots zijn ondergebracht, wordt het eenvoudiger om ze nader te bewerken en toegankelijk te maken. Om het restant uit Scheemda over te kunnen brengen naar Assen zal er eerst ruimte moeten worden gecreëerd in onze depots. Momenteel wordt onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om een aantal archieven over te brengen naar de depotruimte van het Nationaal Archief in Emmen.

In het voorjaar is gestart met het in kaart brengen van het werkproces rondom de invoer van archieven in het collectiebeheersysteem MAIS-Flexis. Het doel was het opstellen van een heldere procesbeschrijving, van de binnenkomst van analoog archief tot en met het definitief plaatsen en publiceren ervan. Daarbij hebben we meerdere steekproeven gehouden in de archiefdepots om te onderzoeken of archieven correct waren geregistreerd en waar knelpunten ontstonden wanneer dat niet het geval was. Uit de steekproeven kwamen diverse aandachtspunten naar voren. In de zomer is veel tijd besteed aan het op orde brengen van deze aandachtspunten in onze depots.

Als voortvloeisel van het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) keerde in april tranche negen terug naar het Drents Archief. Dit betrof de digitalisering van delen van de Oude Staten Archieven en delen van het archief van de Maatschappij van Weldadigheid.