4. Randvoorwaarden

Na de aankondiging dat het Rijk op termijn uit de GR van de RHC’s zou stappen, heeft Drents Archief vol ingezet op versterking van onze positie in de regio. We ontwikkelden een e-depot voorziening, waarmee we (Drentse) (overheids)organisaties een oplossing kunnen bieden voor hun digitale archiveringsvraagstuk. Hiervan kan gebruik worden gemaakt via een dienstverleningsovereenkomst of door toetreding tot onze GR. Naast het e-depot bieden we ook onze dienstverlening op analoog archief aan. 

Deze ontwikkeling betekent dat we behalve onze eigen archieftaak, steeds meer werkzaamheden voor andere organisaties verrichten. Dat heeft consequenties voor onze personeelsbezetting. In de voorgaande beleidsperiode hebben we nieuwe functies ontwikkeld en nieuw personeel aangenomen. In het jaar 2023 zagen we zelfs een uitbreiding van ons personeelsbestand met maar liefst 20%. 
In de nabije toekomst zien we verdere uitbreiding van onze dienstverlening en daarmee een behoefte aan extra personeel. Een groeiende organisatie brengt uitdagingen met zich mee op het gebied van onboarding van nieuwe collega’s in de organisatie, grotere teams waarbij onderlinge afstemming en aansluiting, ook met het MT, gewaarborgd moeten zijn. 

De ontwikkelingen die het archiefveld doormaakt en waar wij op willen aanhaken, vragen andere vaardigheden en competenties van onze medewerkers dan voorheen. We bieden onze medewerkers de scholing om zich hierin te ontwikkelen. 

Een aanzienlijk deel van onze werkzaamheden voor met name het analoge archief wordt uitgevoerd door vrijwilligers. Zij vormen een substantieel onderdeel van onze organisatie en verrichten veelal tijdsintensieve werkzaamheden. Ter bevordering van hun verbondenheid aan onze organisatie nemen vrijwilligers deel aan diverse personeelsactiviteiten en -festiviteiten. 

Het Drents Archief is gesitueerd in het ‘erfgoedkwartier’ van Assen, direct naast het Drents Museum en Het Drentse Landschap. Deze drie erfgoedpijlers van Drenthe zoeken zowel inhoudelijke samenwerking alsook op het gebied van bedrijfsvoering. Uitgangspunt is dat vanuit kennisuitwisseling, efficiency, kostenbesparing en beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel op onderdelen van bedrijfsvoering nauwer kan worden samengewerkt.  

Het Drents Archief is gevestigd in een rijkspand; een historisch pand dat nauw is verweven met de geschiedenis van het archief. Een gebouw dat ons niet alleen qua duurzaamheid voor uitdagingen stelt, maar ook qua ruimte zitten we met ons huidige personeelsbestand aan de grenzen van de mogelijkheden van het gebouw. Dat betekent dat we in de nieuwe meerjarenbeleidsperiode onze huisvesting moeten uitbreiden. We zullen het huidige functionele gebruik van ons gebouw evalueren en diverse opties, van aan- of verbouw tot het huren van nabijgelegen kantoorruimte, onderzoeken. 

Ons budget wordt gevormd door structurele bijdragen van onze partners in de GR: gemeente Assen, Waterschap Drents Overijsselse Delta en het Rijk. Het Rijk heeft aangegeven dat de structurele rijksbijdrage voor behoud en beheer van de rijkscollectie in Drenthe ongewijzigd blijft wanneer het Rijk de GR verlaat.  

Bij uittreding van het Rijk zullen andere gemeenten, zoals Tynaarlo, toetreden tot de GR. Ook van die nieuwe partners ontvangen we een jaarlijkse bijdrage die is gebaseerd op de dienstverlening die ze bij ons afnemen, zoals e-depot, acquisitie en archivaris. Voor onze provinciale archieftaken krijgen we een vierjaarlijkse bijdrage van de Provincie middels een dienstverleningsovereenkomst, alsmede een subsidie voor cultuurdoelen. Organisaties die niet deelnemen aan onze GR, maar wel gebruik maken van onze archief-expertise worden zakelijke dienstverleningsovereenkomsten opgesteld.  

Voor onze publieksprojecten blijven we een beroep doen op diverse regionale en landelijke subsidieverstrekkers. 

Uitgangspunt van ons financiële kader is dat in onze kosten kan worden voorzien door de structurele bijdragen van partners, inkomsten uit dienstverleningsovereenkomsten, subsidies en bestemmingsreserves.  

Met de vorming van de RHC’s aan het begin van de 21e eeuw kon een grotere publieksgerichtheid van de archieven nagestreefd worden doordat de archieven van verschillende overheidslagen voor het eerst in hun regionale context en in samenhang werden ontsloten. Duidelijk werd dat de lokale, regionale en rijksarchieven in de verschillende provincies onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Zo is het rijksarchief van de Maatschappij van Weldadigheid van groot belang voor het Verhaal van Drenthe. 

Om de regionale rol te blijven vervullen én te versterken wil het Drents Archief onderdeel blijven uitmaken van het netwerk van RHC’s en het Nationaal Archief, alsmede het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE), dat erfgoedinstellingen van rijks- tot en met lokaal niveau vanuit de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed met elkaar verbindt. De door het NDE nagestreefde regionale knooppuntfunctie krijgt daarmee vorm en inhoud, wat het belang van de gezamenlijke aanwezigheid van de archieven van Rijk, regio en gemeente in de regio’s onderstreept, zowel inhoudelijk als organisatorisch. Dit geeft het belang aan van een sterke regionale positie van het Drents Archief, ook na uittreding van het Rijk uit de GR. Via het landelijk netwerk kan het Verhaal van Drenthe verbonden worden aan het verhaal van Nederland. Daarnaast biedt het landelijk netwerk de benodigde expertise om de huidige en toekomstige opgaven rond duurzame toegankelijkheid van (overheids)informatie succesvol uit te voeren. 

Sinds 2021 vertegenwoordigt het Drents Archief, samen met het Platform Drentse Musea, de provincie in het landelijke Overleg Provinciale Erfgoedinstellingen Nederland (OPEN). Deze stichting verenigt provinciale erfgoedhuizen en stroomlijnt visie en samenwerkingsprojecten op nationale schaal vanuit een regionaal perspectief. Hiermee vormt het samenwerkingsverband de ideale schakel tussen nationaal en regionaal beleid, waarbij vrijwel alle erfgoedinstellingen worden bereikt. Ook op deze manier vervult het Drents Archief een knooppuntfunctie in de provincie. 

In de snel veranderende digitale informatiewereld is het van het grootste belang om niet alleen nationaal maar ook internationaal op de hoogte te blijven van ontwikkelingen en in gesprek te blijven met softwareleveranciers, zoals Preservica en Microsoft. We blijven best practices ophalen op plekken waar men al verder is dan in Nederland. Daarom zoeken we ook bewust de verbinding met de International Council of Archives, de Information and Records Management Society, Duits-Nederlandse kennisdeling (Laurentiustage, Duits-Nederlandse Archiefsymposia). 

Het Regionaal Historisch Centrum Drents Archief is een openbaar lichaam op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR). Daarmee hebben de betrokken overheden taken die zij wettelijk verplicht zijn uit te voeren aan het Drents Archief overgedragen zonder de bestuurlijke verantwoordelijkheid uit handen te geven. In de GR is vastgelegd dat het Drents Archief bestuurd wordt door vertegenwoordigers van de deelnemende organisaties. Dit bestuur bestaat volgens de WGR uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter. Het algemeen bestuur stelt de belangrijkste stukken vast, zoals de begroting en het meerjarenbeleidsplan. Voor de beleidscyclus volgt het Drents Archief het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). 

Bij uittreding van het Rijk uit en deelname van nieuwe gemeenten aan de GR Drents Archief, zal de bestuurssamenstelling wijzigen. De rijksbestuurders die namens OCW deelnemen aan het bestuur, zullen hun taak neerleggen. Wanneer naast de gemeente Assen en WDOD meer gemeenten gaan deelnemen aan de GR, is het mogelijk om elkaar onderling te vertegenwoordigen teneinde bestuurlijke drukte te voorkomen. Dit zal worden bepaald bij het vaststellen van de nieuwe regeling. Tevens zullen op dat moment afspraken worden gemaakt over de werkwijze in het bestuur. Dit is onder meer nodig vanwege de diensten die de deelnemers van het Drents Archief afnemen en waar mogelijk tegenstrijdige belangen kunnen ontstaan. 

Bestuur en organisatie van het Drents Archief nemen de Governance Code Cultuur in acht. Deze code biedt een normatief kader voor goed bestuur en toezicht in culturele organisaties.